Die häufigsten Ursachen für Arbeitsunfähigkeit sind nach aktuellen Angaben vor allem Rückenschmerzen, Infektionen  der Atemwege, psychische Erkranken, Magen-Darm-Erkrankungen, Bandscheibenvorfälle, Schulter- und Kniegelenksverletzungen,  sowie Gelenk- und Sehnenschmerzen. Aber eine solche Erkrankung oder Verletzung ist nicht immer gleichbedeutend mit  der Arbeitsunfähigkeit des Arbeitnehmers, denn eine Schreibkraft kann zum Beispiel mit einen Fußbruch durchaus weiterhin arbeiten. Arbeitsunfähigkeit bedeutet auch nicht, dass die betroffene Person generell zu Hause im Bett bleiben muss, sie darf nur nicht unternehmen, was der Genesung im Wege steht.

Die Melde- und Nachweispflicht bei Arbeitsunfähigkeit ist in § 5 des Entgeltfortzahlungsgesetzes geregelt, demnach sind  Arbeitnehmer verpflichtet, eine Arbeitsunfähigkeit sofort am ersten Krankheitstag bereits zu Arbeitsbeginn per Telefon, Fax, SMS oder E-Mail beim Arbeitgeber zu melden. Im Falle der Versäumnis kann es zu einer Abmahnung, oder im Wiederholungsfall auch zu einer verhaltensbedingten Kündigung führen. Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als 3 Tage, muss dem Arbeitgeber spätestens am 4. Tag eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung des Arztes, mit voraussichtlicher Dauer, vorgelegt werden.

Bei Arbeitsunfähigkeit hat der Arbeitnehmer bis zu 6 Wochen lang Anspruch auf Entgeltfortzahlung in voller Höhe, wenn das Arbeitsverhältnis bereits länger als 4 Wochen besteht und die Arbeitsunfähigkeit nicht selber verschuldet wurde. Ruht das Arbeitsverhältnis oder wird beendet, besteht kein Anspruch mehr auf Entgeltfortzahlung.