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Kaufmann für Bürokommunikation / Kauffrau für Bürokommunikation

Während ihrer Arbeit übernehmen die Kaufleute der Bürokommunikation die innerbetrieblichen Sekretariats- sowie Assistenzaufgaben und erledigen so Bereichsbezogene kaufmännisch - verwaltende Tätigkeiten. Ihre Einsatzgebiete sind in den Verwaltungsabteilungen von Unternehmen aller Wirtschaftszweige. Bei dem Beruf handelt es sich um einen staatlich anerkannten Abschluss einer drei Jahre langen Ausbildung. Diese Ausbildung wird in Industrie und Handel sowie im Handwerk angeboten. Neben der dualen Ausbildung ist auch eine rein schulische Ausbildung möglich. Bei dem Beruf handelt es sich um Fachleute für Textgestaltung und Kommunikationsübermittlung. Hauptsächlich müssen sie im Umgang mit dem PC fit sein und müssen sämtliche gängigen Programme beherrschen und so erledigen sie am Rechner den Schriftverkehr und erstellen Statistiken und Dateien. Neben dem Schriftverkehr führen sie die Terminkalender sowie Urlaubslisten und bereiten Reisen und Besprechungen vor. Aber auch die Bearbeitung des Postein- und -ausgangs, sowie die Kundenbetreuung und einige Bereiche der Personalverwaltung fallen in ihren sehr umfangreichen Aufgabenbereich. In manchen Unternehmen sind sie mit Aufgaben des Rechnungswesens vertraut und müssen diese erledigen. In diesem Bereich kontrollieren sie Rechnungen und nehmen deren Begleichungen vor. Außerdem müssen sie kotieren und Kostenrechnungen der verschiedensten Art durchführen. Zudem assistieren sie der Geschäftsleitung bei Verkaufsgesprächen, Tagungen und Seminaren. Bei den Kaufleuten der Bürokommunikation handelt es sich um wahre Organisationstalente, die die einzelnen Bereich in einem Unternehmen koordinieren müssen. Mehr oder weniger kann man sie als rechte Hand des Managements in einem Unternehmen bezeichnen. Teilweise empfangen sie in den Unternehmen die Besucher. Es gehört zu ihrem Alltag Telefonate entgegenzunehmen und die Korrespondenz aller anfallenden Büroarbeiten zu erledigen. Aber auch die Verwaltung des Büromaterials fällt in ihren Tätigkeitsbereich. Wichtig bei ihrer Arbeit ist, dass sie das Unternehmen, die Produkte und die einzelnen Abläufe des Unternehmens richtig kennen, denn nur so können sie wirklich fundierte Auskünfte geben. So müssen sie die Zuständigkeitsbereiche ihrer Kollegen und Kolleginnen kennen und bei manchen Fragen den Kunden an diese weiterleiten. Zu ihren täglichen Arbeitsmitteln gehören Computer, Fax, Diktiergerät und die Telefonanlage. Insbesondere bei dem Schriftverkehr greifen sie auf die Standardsoftware zurück. Wichtig ist, dass sie der deutschen Sprache in Wort und Schrift mächtig sind und dass sie so, die deutsche Grammatik und Rechschreibung möglichst perfekt beherrschen. Zugleich müssen sie ein sehr gutes Gespür für Zahlen haben, damit sie aus großen Datenbanken die notwendigen Daten schnell heraussuchen können. Um aus großen Datenbeständen die benötigten Daten herauszufiltern, benötigen sie ein gutes Gespür für Zahlen. In vielen Unternehmen sind sie außerdem dafür verantwortlich, dass die Geschäftsreisen des Management reibungslos vonstatten gehen und so kommt es nicht gerade selten vor, dass sie ab und an auch Hotelzimmer und Flüge buchen müssen.

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