Beamte und Beamtinnen des gehobenen Archivdienstes betreuen in erster Linie archivalische Dokumentationen und Sammlungen, wobei sie unterschiedliches Archivgut erfassen, ordnen, erschließen, auswerten und erhalten. Dazu gehören zum Beispiel Akten und andere geschriebene Dokumente und Texte, Ton-, Film- und Bildmaterialien sowie zunehmend auch elektronische Datenträger. Dabei entscheiden sie eigenständig oder in Zusammenarbeit mit wissenschaftlichen Archivaren und Archivarinnen aus dem höheren Dienst, welche Materialien erhalten und benutzergerecht aufbereitet und welche ausgesondert werden sollen. Diese Beamten des gehobenen Archivdienstes sind in Archiven des Bundes oder in den Staatsarchiven der Länder beschäftigt. Weitere Möglichkeiten ergeben sich für sie in kommunalen Archiven, in Parlamentsarchiven oder auch in Wirtschafts- und Kirchenarchiven. Voraussetzung für den Zugang zu dieser Tätigkeit ist in der Regel die erfolgreich absolvierte Ausbildung zum Beamten bzw. zur Beamtin im gehobenen Archivdienst. Diese Lehre wird bei Ausbildungsarchiven und an den Fachhochschulen für öffentliche Verwaltung des jeweiligen Bundeslandes angeboten und dauert drei Jahre. Durch die allgemeine Umstellung der Studiengänge wird ab 2010 auch an diesen Fachhochschulen der Regelstudienabschluss der Bachelor sein.