Nettolohn.de Lexikon

Reisekostenabrechnung

Mitarbeiter, die außerhalb ihrer normalen Arbeitsstätte eingesetzt werden, erhalten Reisekosten. Diese entstehen bei Geschäftsreisen und Besuchen bei Kunden, wie sie bei Vertretern zum Arbeitsalltag gehören. Bei Reisen fallen Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Reisenebenkosten und Übernachtungskosten an.

Bei jeder Reise liegt es in der Verantwortung des Mitarbeiters, die entstandenen Kosten entweder auf einem Papierformular oder durch ein Onlinesystem zu dokumentieren. Die notwendigen Formulare und Software stellt der Arbeitgeber zur Verfügung. Für bestimmte Kosten gibt es Pauschalen. Ist ein Mitarbeiter mehr als 8 Stunden unterwegs, kann er für diesen Tag Verpflegungsmehraufwand geltend machen. Ist er mehr als 24 Stunden unterwegs, verdoppelt sich der Betrag. 2021 erhält der Reisende für mehr als acht Stunden 14 Euro, bei einer Reise von mehr als 24 Stunden sind es 28 Euro.

Die Reisekosten werden bei öffentlichen Verkehrsmitteln in der Regel anhand der Fahrkarte ermittelt. Bei Reisen mit dem eigenen PKW kommt die sogenannte

Kilometerpauschale

zum Einsatz. Pro gefahrenen Kilometer bekommt der Mitarbeiter die Pauschale überwiesen (30 Cent/Kilometer). Nutzt der Mitarbeiter bei Dienstreisen den eigenen PKW und ein Flugzeug, erhält er für das Fahrzeug die

Kilometerpauschale

und für das Flugzeug die Kosten in der Höhe des Flugtickets.
Hotels werden häufig vom Unternehmen gebucht und direkt bezahlt. Ist das nicht der Fall, erfolgt die Abrechnung anhand der Belege. Dies gilt auch für Reisenebenkosten (unter anderem Parkgebühren, Straßengebühren, Trinkgelder). Steuerfrei sind die vom

Finanzamt

festgelegten Pauschalen. Zahlt das Unternehmen höhere Beträge, müssen diese versteuert werden.


zurück