Was bei Arbeitszeit, Reisekosten und privaten Urlaubstagen gilt
Eine Dienstreise lässt sich in vielen Fällen mit einem privaten Aufenthalt am gleichen Ort verbinden. Typisch ist etwa eine berufliche Veranstaltung, an die sich einige Urlaubstage anschließen, oder eine private Reise, die erst nach einem Geschäftstermin beginnt. Für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ist dabei entscheidend, berufliche und private Zeit sowie die jeweiligen Kosten klar voneinander zu trennen.
Die Kombination kann Auswirkungen auf Urlaubsansprüche, Arbeitszeit, Reisekostenabrechnung, Lohnsteuer und gesetzlichen Unfallversicherungsschutz haben. Maßgeblich sind neben den gesetzlichen Regelungen auch der Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarungen, Tarifverträge und die Reiserichtlinien des Arbeitgebers.
Urlaub und Dienstreise sind getrennt zu behandeln
Eine Dienstreise dient der Erfüllung arbeitsvertraglicher Aufgaben außerhalb der regelmäßigen Arbeitsstätte. Sie erfolgt in der Regel auf Weisung oder mit Zustimmung des Arbeitgebers. Der Arbeitgeber bestimmt dabei häufig Reiseziel, Zeitraum, Verkehrsmittel und Art der Unterkunft im Rahmen seiner betrieblichen Vorgaben.
Urlaub ist dagegen eine bezahlte Freistellung von der Arbeit. Er muss grundsätzlich vorab beantragt und vom Arbeitgeber genehmigt werden. Die Urlaubstage dürfen nicht mit Tagen verrechnet werden, an denen Arbeitnehmerinnen oder Arbeitnehmer dienstlich unterwegs sind oder berufliche Termine wahrnehmen.
Endet beispielsweise eine berufliche Veranstaltung am Freitag und beginnt der private Aufenthalt am selben Ort am Samstag, handelt es sich ab Samstag um private Zeit. Fallen in die Verlängerung reguläre Arbeitstage, ist hierfür regelmäßig Urlaub oder eine andere vereinbarte Freistellung erforderlich. Wochenenden und gesetzliche Feiertage verbrauchen bei einer üblichen Fünf-Tage-Woche grundsätzlich keine Urlaubstage. Sie können dennoch vollständig dem privaten Teil der Reise zuzuordnen sein.
Genehmigter Urlaub kann grundsätzlich nicht einseitig durch den Arbeitgeber in eine Dienstreise umgewandelt werden. Soll während eines bereits bewilligten Urlaubs ein beruflicher Termin stattfinden, ist eine neue Abstimmung erforderlich. Umgekehrt kann ein Urlaub nicht ohne Zustimmung des Arbeitgebers an eine Dienstreise angehängt werden, wenn dadurch Arbeitstage betroffen sind.
Arbeitszeit und Reisezeit
Während einer Dienstreise gelten die beruflichen Termine, Besprechungen, Schulungen oder Kundenbesuche als Arbeitszeit. Auch Reisezeiten können arbeitsrechtlich relevant sein. Das gilt insbesondere bei Reisen ins Ausland, wenn die Reise zur Erfüllung einer dienstlichen Aufgabe erforderlich ist und der Arbeitgeber keine abweichenden Vorgaben zur Gestaltung der Reise macht.
Ob Reisezeit vergütet wird, hängt jedoch nicht allein vom Arbeitszeitrecht ab. Entscheidend sind häufig arbeitsvertragliche Regelungen, Tarifverträge oder betriebliche Reiserichtlinien. Manche Arbeitgeber rechnen Reisezeiten vollständig als Arbeitszeit an, andere nur innerhalb der regelmäßigen Arbeitszeit oder nach besonderen Pauschalen.
Bei einer privaten Verlängerung endet der dienstliche Charakter mit Abschluss der beruflich veranlassten Reise. Wird die Rückreise aus privaten Gründen verschoben, ist diese zusätzliche Zeit regelmäßig keine Arbeitszeit. Das gilt auch, wenn die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer nach einem beruflichen Termin noch privat am Reiseziel bleibt.
Für die Abgrenzung sollten insbesondere festgehalten werden:
- der Zeitraum der dienstlichen Termine,
- die genehmigten Urlaubstage oder sonstigen Freistellungen,
- die ursprüngliche und die tatsächlich genutzte Rückreise,
- die Aufteilung von Übernachtungen und weiteren Reisekosten.
Reisekosten, Erstattung und steuerliche Folgen
Der Arbeitgeber ist nicht automatisch verpflichtet, sämtliche Kosten einer Dienstreise zu übernehmen. Ein Anspruch auf Ersatz notwendiger Aufwendungen kann sich aber aus dem Arbeitsverhältnis, einer betrieblichen Reisekostenregelung oder den allgemeinen Grundsätzen zum Aufwendungsersatz ergeben. In der Praxis werden insbesondere Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwendungen und Nebenkosten nach betrieblichen Vorgaben erstattet.
Bei einer privaten Verlängerung trägt die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer grundsätzlich die dadurch entstehenden Mehrkosten selbst. Das betrifft etwa zusätzliche Hotelnächte, private Verpflegung, Eintrittskarten, Mietwagenkosten für Ausflüge oder einen teureren Rückflugtermin.
Bleibt der Preis für die Rückreise trotz privater Verlängerung unverändert, kann die Abrechnung je nach betrieblicher Regelung unkomplizierter sein. Entstehen durch die private Gestaltung zusätzliche Kosten, sollte der Arbeitgeber regelmäßig nur den Betrag übernehmen, der für die dienstlich notwendige Reise angefallen wäre. Ein Preisvergleich mit der Rückreise zum Ende des Geschäftstermins kann hierfür als Nachweis dienen.
Übernimmt der Arbeitgeber private Mehrkosten, liegt darin regelmäßig ein geldwerter Vorteil. Dieser kann als Arbeitslohn lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig sein. Eine steuerfreie Erstattung ist grundsätzlich nur für beruflich veranlasste Reisekosten im gesetzlichen Rahmen möglich.
Auch in der Einkommensteuererklärung können nur selbst getragene und beruflich veranlasste Kosten berücksichtigt werden. Bei gemischt veranlassten Reisen ist eine Aufteilung möglich, wenn sich die beruflichen und privaten Bestandteile nachvollziehbar voneinander trennen lassen. Kosten für zusätzliche Urlaubstage gehören nicht zu den beruflichen Reisekosten. Für private Aufenthaltstage können auch keine Verpflegungspauschalen angesetzt werden.
Bei Flug-, Bahn- oder sonstigen An- und Abreisekosten kommt es auf die konkrete Gestaltung an. Lassen sich beruflicher und privater Anlass der Reise trennen, kann eine anteilige Zuordnung erforderlich sein. Werden einzelne Kosten ausschließlich durch die private Verlängerung verursacht, sind sie dem privaten Bereich zuzuordnen. Für eine nachvollziehbare Abrechnung sind Reisebestätigungen, Hotelrechnungen, Terminpläne und Preisvergleiche sinnvoll.
Unfallversicherung und private Begleitung
Während der dienstlichen Tätigkeit und auf den unmittelbaren beruflich veranlassten Wegen besteht in der Regel Schutz durch die gesetzliche Unfallversicherung. Dieser Schutz umfasst jedoch nicht jede Handlung während einer Dienstreise. Private Verrichtungen, Freizeitaktivitäten oder Umwege aus persönlichen Gründen stehen grundsätzlich nicht unter gesetzlichem Unfallversicherungsschutz.
Bei einem anschließenden Urlaub endet der dienstliche Versicherungsschutz mit dem Übergang in den privaten Teil der Reise. Das gilt beispielsweise für private Ausflüge, die zusätzliche Übernachtung nach Ende eines Geschäftstermins oder die später angetretene Rückreise aus persönlichen Gründen. Eine private Reiseversicherung kann je nach Reiseziel und persönlicher Absicherung ergänzend relevant sein.
Reisen Familienangehörige oder andere Begleitpersonen mit, trägt der Arbeitgeber deren Kosten üblicherweise nicht. Auch für sie besteht über die Dienstreise keine gesetzliche Unfallversicherung. Entstehen durch die Begleitung Mehrkosten, etwa für ein größeres Hotelzimmer oder einen zusätzlichen Sitzplatz, sind diese regelmäßig privat zu tragen.
Bei einer Kombination aus Dienstreise und Urlaub sollten der berufliche Auftrag, die private Verlängerung und die Kostenaufteilung eindeutig dokumentiert sein. So lassen sich Unklarheiten bei Urlaubsansprüchen, Arbeitszeit, Erstattungen und steuerlicher Behandlung vermeiden.
Hinweis: Die Angaben in diesem Artikel entsprechen dem heutigen Stand nach bestem Wissen und Gewissen, stellen jedoch keine steuerliche Beratung dar. Bitte klären Sie steuerliche Fragen stets mit Ihrem Steuerberater.
