Diese Pflichten gelten beim Mindestlohn
Die Dokumentation der Arbeitszeit ist für die Einhaltung des gesetzlichen Mindestlohns erforderlich. Entscheidend ist nicht allein das monatlich ausgezahlte Entgelt. Der Mindestlohn muss bezogen auf die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden erreicht werden.
Seit dem 1. Januar 2026 beträgt der allgemeine gesetzliche Mindestlohn 13,90 Euro brutto je Zeitstunde. Arbeitszeitaufzeichnungen dienen bei Prüfungen durch die Finanzkontrolle Schwarzarbeit des Zolls als Nachweis.
Die besonderen Dokumentationspflichten nach dem Mindestlohngesetz treffen Arbeitgeber. Beschäftigte können eigene Aufzeichnungen über ihre Arbeitszeiten führen. Das kann bei Unklarheiten über geleistete Stunden oder die Vergütung hilfreich sein.
Für wen besteht eine besondere Aufzeichnungspflicht?
Die Dokumentationspflicht nach § 17 Mindestlohngesetz gilt nicht uneingeschränkt für jedes Arbeitsverhältnis. Sie betrifft insbesondere:
- geringfügig Beschäftigte nach § 8 Absatz 1 SGB IV, also geringfügig entlohnte und kurzfristig Beschäftigte; ausgenommen sind Beschäftigungen in Privathaushalten,
- Beschäftigte in den in § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannten Wirtschaftsbereichen oder Wirtschaftszweigen,
- Entleiher, denen Leiharbeitnehmerinnen oder Leiharbeitnehmer zur Arbeitsleistung in einem dieser Wirtschaftsbereiche überlassen werden.
Zu den im Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz aufgeführten Bereichen gehören:
- Baugewerbe,
- Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe,
- Personenbeförderungsgewerbe,
- Speditions-, Transport- und damit verbundenes Logistikgewerbe einschließlich plattformbasierter Lieferdienste,
- Schaustellergewerbe,
- Gebäudereinigungsgewerbe,
- Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen,
- Fleischwirtschaft, ausgenommen das Fleischerhandwerk,
- Prostitutionsgewerbe,
- Wach- und Sicherheitsgewerbe,
- Friseur- und Kosmetikgewerbe.
Weitere Aufzeichnungs- oder Dokumentationspflichten können sich unabhängig von § 17 Mindestlohngesetz aus anderen Vorschriften ergeben, etwa aus dem Arbeitszeitgesetz oder dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz.
Welche Angaben müssen festgehalten werden?
Aufzeichnungspflichtige Arbeitgeber müssen für jeden Arbeitstag festhalten:
- Beginn der Arbeitszeit,
- Ende der Arbeitszeit,
- Dauer der täglichen Arbeitszeit.
Die Aufzeichnung muss spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertags erfolgen, der auf den jeweiligen Arbeitstag folgt. Die Aufzeichnungen sind mindestens zwei Jahre ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt aufzubewahren.
Für die Mindestlohndokumentation gibt es keine vorgeschriebene Form. Sie kann handschriftlich, mit einer Tabellenkalkulation oder mithilfe eines elektronischen Zeiterfassungssystems erfolgen. Unterschriften von Arbeitgeber oder Beschäftigten sind dafür nicht erforderlich. Die Verantwortung dafür, dass die Aufzeichnungen richtig und vollständig sind, liegt beim Arbeitgeber.
Pausen gehören nicht zur Arbeitszeit und müssen bei der täglichen Arbeitszeit herausgerechnet werden. Die konkrete Lage und Dauer der Pausen müssen für die Mindestlohndokumentation grundsätzlich nicht gesondert aufgezeichnet werden.
Die für die Kontrolle erforderlichen Unterlagen müssen im Inland und in deutscher Sprache bereitgehalten werden. Auf Verlangen der Prüfbehörde können sie auch am Beschäftigungsort bereitzuhalten sein.
Arbeitszeiterfassung und Mindestlohndokumentation sind nicht dasselbe
Die Mindestlohndokumentation nach § 17 Mindestlohngesetz ist von der allgemeinen Pflicht zur Arbeitszeiterfassung zu unterscheiden. Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 entschieden, dass Arbeitgeber grundsätzlich verpflichtet sind, ein System einzuführen, mit dem die Arbeitszeit der Beschäftigten erfasst werden kann. Diese Pflicht folgt aus dem Arbeitsschutzrecht.
Die Mindestlohndokumentation enthält für die genannten Beschäftigtengruppen und Branchen zusätzliche, konkrete Vorgaben. Dazu gehören insbesondere die Frist von sieben Kalendertagen und die Aufbewahrung der Aufzeichnungen für mindestens zwei Jahre.
In der Praxis kann ein einheitliches Zeiterfassungssystem beide Anforderungen erfüllen. Maßgeblich ist, dass die tatsächlich geleistete Arbeitszeit richtig abgebildet wird.
Ausnahmen bei höheren Monatseinkommen
Für bestimmte Beschäftigte gelten Erleichterungen. Die Melde- und Dokumentationspflichten nach dem Mindestlohngesetz gelten grundsätzlich nicht für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, deren verstetigtes regelmäßiges Bruttomonatsentgelt mehr als 4.461 Euro beträgt.
Eine weitere Ausnahme besteht, wenn das verstetigte regelmäßige Bruttomonatsentgelt mehr als 2.974 Euro beträgt und der Arbeitgeber dieses Entgelt während der letzten vollen zwölf Monate nachweislich gezahlt hat. Zeiten ohne Anspruch auf Arbeitsentgelt bleiben bei der Berechnung dieses Zeitraums unberücksichtigt.
Ausgenommen sind außerdem im Betrieb arbeitende Ehegatten, eingetragene Lebenspartner, Eltern und Kinder des Arbeitgebers. Ist der Arbeitgeber eine juristische Person oder eine rechtsfähige Personengesellschaft, gelten besondere Regelungen für bestimmte Angehörige vertretungsberechtigter Personen.
Auch bei einer Ausnahme müssen Arbeitgeber Unterlagen im Inland und in deutscher Sprache bereithalten, aus denen sich ergibt, dass die Voraussetzungen der Ausnahme erfüllt sind. Unabhängig davon können weitere Pflichten zur Arbeitszeiterfassung bestehen.
Besonderheiten bei Minijobs
Bei einem Minijob mit Verdienstgrenze beträgt die regelmäßige monatliche Verdienstgrenze im Jahr 2026 603 Euro. Die jährliche Verdienstgrenze liegt bei 7.236 Euro. Die Grenze ist dynamisch an den Mindestlohn gekoppelt.
Bei einem Stundenlohn von 13,90 Euro entsprechen 603 Euro rechnerisch rund 43,38 Arbeitsstunden im Monatsdurchschnitt. Entscheidend ist bei regelmäßigem Beschäftigungsumfang die vorausschauende Betrachtung des durchschnittlichen Verdienstes; einzelne Monatsverdienste können innerhalb der maßgeblichen Jahresgrenze schwanken.
Auch im Minijob muss jede tatsächlich geleistete Arbeitsstunde mindestens mit dem gesetzlichen Mindestlohn vergütet werden, soweit keine gesetzliche Ausnahme vom Mindestlohn gilt. Arbeitszeitaufzeichnungen sind insbesondere bei schwankender Arbeitszeit oder zusätzlichen Stunden relevant.
Wer trägt die Verantwortung?
Für die rechtzeitige und korrekte Mindestlohndokumentation ist grundsätzlich der Arbeitgeber verantwortlich. Er kann die praktische Erfassung zwar an Vorgesetzte, Personalstellen oder Beschäftigte übertragen. Die Verantwortung für die Einhaltung der gesetzlichen Pflichten bleibt jedoch beim Arbeitgeber.
Verstöße gegen Dokumentationspflichten können als Ordnungswidrigkeit mit einer Geldbuße von bis zu 30.000 Euro geahndet werden. Bei einem Verstoß gegen die Pflicht zur Zahlung des Mindestlohns sind Geldbußen von bis zu 500.000 Euro möglich.
Eigene Arbeitszeitnotizen der Beschäftigten können bei Abweichungen zwischen Dienstplan, Zeiterfassung und Lohnabrechnung helfen, diese nachvollziehbar zu klären.
Für wen gilt der Mindestlohn nicht oder nur eingeschränkt?
Der gesetzliche Mindestlohn gilt grundsätzlich für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer. Das Mindestlohngesetz regelt jedoch nicht die Vergütung von Personen, die zu ihrer Berufsausbildung beschäftigt sind, und von ehrenamtlich Tätigen.
Keinen Anspruch nach dem Mindestlohngesetz haben außerdem Personen unter 18 Jahren ohne abgeschlossene Berufsausbildung. Für Praktika gelten gesetzliche Ausnahmen, insbesondere für verpflichtende Praktika sowie unter bestimmten Voraussetzungen für Orientierungspraktika und ausbildungs- oder studienbegleitende Praktika von jeweils bis zu drei Monaten.
Für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die unmittelbar vor Beginn der Beschäftigung langzeitarbeitslos waren, gilt der gesetzliche Mindestlohn in den ersten sechs Monaten des Arbeitsverhältnisses nicht.
Ob der gesetzliche Mindestlohn im Einzelfall gilt, hängt von der Art der Tätigkeit und dem Status der beschäftigten Person ab. Davon getrennt sind mögliche Arbeitszeitaufzeichnungs- und Dokumentationspflichten aus anderen arbeitsrechtlichen Vorschriften zu prüfen.
