Aufräumen im Büro

- 27.10.2020 von Sonja Hess -

Ordner und AktenIn manchen Büros herrscht das reinste Chaos. Der Schreibtisch quillt über mit Papieren, der PC signalisiert permanent den Eingang neuer Nachrichten und das Telefon klingelt ständig. Das hat negative Auswirkungen auf die Arbeit. Die Kollegen können sich nicht konzentrieren, ständig wird nach Unterlagen gesucht und schlimmstenfalls werden sogar Abgabetermine verpasst oder dringende Anfragen nicht beantwortet. Ordnung im Büro hilft dabei, diese Probleme zu vermeiden.

Wie wird Ordnung im kompletten Büro am besten hergestellt?

Damit die Aufräumaktion erfolgreich wird, muss sie richtig geplant und organisiert werden. Im ersten Schritt empfiehlt es sich, den Umfang der Arbeiten einzuschätzen. In den meisten Büros sollte das Aufräumen maximal ein paar Stunden oder für einzelne Arbeitnehmer ein paar Minuten in Anspruch nehmen. Dafür lässt sich am besten eine Zeit nutzen, in der es erfahrungsgemäß weniger Arbeit gibt. Wird das Büro von mehreren Mitarbeitern genutzt, muss die Aktion abgesprochen werden. Eventuell sollte auch der Chef informiert werden. Falls es noch kein Ordnungssystem gibt, sollte es vorbereitet werden. Welches, ist dem persönlichen Geschmack überlassen. Bei vielen Dokumenten, die verstaut werden müssen, empfehlen sich:

  • Ordner in Aktenschränken
  • Hängeregistraturen
  • Ablagen

Den Schreibtisch aufräumen

Zunächst wird der Schreibtisch vollkommen leer geräumt. Das ist eine ideale Gelegenheit, um die Tischplatte, den Monitor und die Tastatur des PCs zu reinigen. Für die Tischplatte reicht ein feuchter Lappen. Vorsicht mit Wasser bei Elektronik! Die Tastatur ist oft sehr schmutzig. Die Zwischenräume zwischen den Tasten können mit Wattestäbchen gesäubert werden. Beim Aufräumen dürfen die Schubladen nicht vergessen werden. Oft verstecken sich darin Dinge, die schon längst in den Müll gehören.

Am wichtigsten sind die Papiere. Grundsätzlich sollten auf dem Schreibtisch nur Unterlagen liegen, die aktuell bearbeitet oder benötigt werden. Die beiseite gelegten Papiere werden in 3 Hauptkategorien eingeordnet:

  • Unterlagen, die zur Arbeit benötigt werden
  • Dokumente, die archiviert werden müssen
  • Sachen für den Papierkorb

Arbeitsunterlagen werden am besten in Ordner oder Mappen nach Themen oder Projekten sortiert. Auf dem Schreibtisch sollten möglichst wenig lose Papiere liegen. Falls es im Archiv noch keine entsprechenden Ordner oder Registraturen gibt, müssen welche angelegt werden. Es ist wichtig, die Unterlagen auch tatsächlich ins Archiv zu bringen, um Platz zu schaffen. Dabei sind die Aufbewahrungsfristen zu beachten. Eventuell sollte der Chef informiert werden. Wichtige Dokumente werden am besten in Papierform archiviert. Wer eine elektronische Speicherung bevorzugt, muss neben der täglichen Sicherung unbedingt regelmäßig eine zusätzliche Datensicherung vornehmen.

Alle Papiere, die nicht mehr benötigt werden oder Dinge betreffen, die abgelaufen sind, gehören in den Papierkorb. Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen sind, können ebenfalls entsorgt werden. Aufgrund des einzuhaltenden Datenschutzes muss einiges davon eventuell durch den Aktenvernichter laufen oder an einen professionellen Entsorger abgegeben werden. Wenn dieses System konsequent beibehalten wird, bleibt der Schreibtisch aufgeräumt, auch wenn intensiv gearbeitet wird.

Den PC aufräumen

In den meisten Büros ist der PC das wichtigste Arbeitsmittel. Auch dort muss Ordnung gehalten werden. Bei den digitalen Dokumenten gilt dasselbe Prinzip wie bei denen aus Papier. Unterlagen gehören nicht auf den Desktop, sondern in einen eigenen Ordner. Das hilft dabei, die Übersicht zu behalten. Windows stellt jede Menge Programme bereit, mit denen Datenmüll beseitigt und die Festplatte defragmentiert werden kann. Dadurch wird der PC schneller. Beim Aufräumen sollte auch nicht vergessen werden, den Papierkorb zu leeren. Um wichtige Termine nicht zu versäumen, kann eine Erinnerung auf dem Smartphone erstellt werden.

Wie wird die Ordnung beibehalten?

Zu den wichtigsten Prinzipien gehört, von vornherein so wenig Dokumente wie möglich zu generieren. Anstatt jedem Kollegen ein Memo oder eine E-Mail zu schicken, genügt es oft, zum Kollegen hinzugehen und sie oder ihn mündlich zu informieren. Aufgaben sollten immer nach ihrer Dringlichkeit erledigt und nicht aufgeschoben werden (Aufschieberitis). Vor dem Start ins Wochenende oder vor dem Urlaub empfiehlt es sich, den Schreibtisch aufzuräumen und alle dringlichen Arbeiten zu erledigen, damit der erste Arbeitstag nach der Rückkehr ruhig beginnen kann.

Darf der Chef die Mitarbeiter zum Aufräumen zwingen?

Ja, allerdings unter Einhaltung bestimmter Grenzen. Ordnung und Sauberkeit am Arbeitsplatz zu halten, gehört zu den Aufgaben jedes Mitarbeiters. Allerdings darf das nicht so weit gehen, dass Bürofachkräfte gezwungen werden, die Aufenthaltsräume oder Toiletten zu reinigen und die Fenster zu putzen. Dafür sind professionelle Gebäudereiniger zuständig. Derartige Aktionen sind höchstens akzeptabel, wenn sie im Rahmen einer Aufräumaktion von allen gemeinsam unternommen werden. Wenn jeder Mitarbeiter selbst auf Ordnung achtet, ist das in der Regel jedoch nicht nötig. / Fotoquelle: © Maren Winter – Shutterstock.com

Autor: Sonja Hess

Freiberufliche Autorin und Powerfrau, die sich in allen Bereichen zum Thema Arbeitsrecht, Finanzen und Karriere auskennt. Sie macht uns vor, dass es kein Problem ist, Familie und Beruf unter einen Hut zu bringen. 2012 hat sie ihren ersten Text für uns geschrieben und nach einer etwas längeren Babypause freut sie sich nun, wieder die Ärmel hochkrempeln und schreiben zu können