Die Personalakte ähnelt ein wenig einem mystischen Gegenstand. Jeder hat schon einmal von ihr gehört, aber die wenigsten haben sie schon einmal gesehen. Dabei enthält eine Personalakte viele wichtige und aufschlussreiche Informationen, die den Arbeitgeber und das Arbeitsverhältnis betreffen. Gerade deshalb sollten Arbeitnehmer wissen, welche Unterlagen in die Personalakte gehören, welche datenschutzrechtlichen Vorschriften in Bezug auf sie greifen und wann man die eigene Personalakte einsehen kann.
Was ist eine Personalakte?
Nach § 106 Abs. 1 Bundesbeamtengesetz besteht eine Personalakte aus allen Unterlagen, die mit dem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen. Auch das Bundesarbeitsgericht äußert sich zur Definition des Begriffes der Personalakte. In ihrer Definition ist von der Personalakte als einer Sammlung von Urkunden und Vorgängen die Rede, welche die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse eines Mitarbeiters berühren und zudem in einem direkten Zusammenhang mit dessen Dienstverhältnis stehen.
Grundsätzlich besteht lediglich im öffentlichen Dienst die gesetzlich vorgeschriebene Pflicht eine Personalakte zu führen. Allerdings entscheidet sich auch ein Großteil anderer Arbeitgeber dazu, Personalakten anzulegen. Dies hat den Vorteil, dass alle wichtigen Unterlagen im Zusammenhang mit den dienstlichen und persönlichen Angelegenheiten an einem Ort aufbewahrt werden.
Was gehört alles in die Personalakte?
Eine Personalakte enthält zum einen persönliche Daten wie Name, Adresse, Gehalt, Sozialversicherungsunterlagen oder die Steuernummer des jeweiligen Mitarbeiters. Zum anderen können in ihr Angaben zu Krankheits- bzw. Urlaubstagen oder Lohnpfändungen der Arbeitnehmer verwahrt werden. Auch Entwicklungen hinsichtlich der dienstlichen Beurteilung des Mitarbeiters, etwaige Beförderungen oder Abmahnungen können in der Personalakte vermerkt werden. Ebenfalls finden sich üblicherweise die Gehaltsentwicklung der Mitarbeiter oder deren Zwischen- und Endzeugnisse in der Personalakte. Selbstverständlich befinden sich auch die Bewerbungsunterlagen, der Arbeitsvertrag und das Kündigungsschreiben in der Personalakte.
Was gehört nicht in eine Personalakte?
In der Regel dürfen in der Personalakte lediglich Informationen aufbewahrt werden, die der Arbeitnehmer auch einsehen darf. Desweiteren sollte die Privatsphäre des Mitarbeiters geschützt sowie die datenschutzrechtliche Vorgaben gewahrt werden. Hierbei muss stets eine Abwägung vorgenommen werden, ob die in Frage kommenden Informationen tatsächlich einen direkten beruflichen Bezug haben. Dies ist beispielsweise bei der Aufnahme von Strafurteilen in die Personalakte fraglich oder bei Informationen über Suchterkrankungen. Beide Aspekte können, müssen aber die berufliche Tätigkeit nicht zwangsweise berühren. Nicht in die Personalakte gehören außerdem Informationen aus Social Media Profilen oder sexuelle Vorlieben. Gleiches gilt für eine Auflistung von Krankheitstagen und Krankheitsgründen des Mitarbeiters.
Sind einfache Notizen in der Akte für eine Kündigung ausreichend?
Grundsätzlich können wichtige Schriftstücke über das Fehlverhalten eines Mitarbeiters, die in der Personalakte aufbewahrt werden, durchaus zu Beweisen im Rahmen einer verhaltensbedingten Kündigung werden. Allerdings sind hierzu einfache Notizen nicht ausreichend, da hierfür Unterlagen oder Bilder mit Beweischarakter vorliegen müssen.
Gibt es Aufbewahrungs- und Verjährungsfristen in Bezug auf die Personalakte?
Einheitliche Regelungen gibt es hinsichtlich der Aufbewahrungsfristen von Personalakten leider nicht. Natürlich wird die Personalakte mindestens so lange aufbewahrt, wie der betreffende Mitarbeiter im Unternehmen beschäftigt ist. Aber auch darüber hinaus, müssen bestimmte Unterlagen vom Arbeitgeber verwahrt werden. So müssen Dokumente mit steuerlicher Relevanz 6 Jahre aufbewahrt werden und Dokumente, die in Zusammenhang mit etwaigen Schadensersatzansprüchen stehen, 3 Jahre.
Dokumente, die mit Versorgungsansprüchen des ehemaligen Arbeitnehmers in Zusammenhang stehen, müssen sogar über einen Zeitraum von 30 Jahren aufbewahrt werden.
Abmahnungen hingegen müssen nach einer gewissen Zeit wieder aus der Personalakte entfernt werden, wenn es über einen längeren Zeitraum keine vergleichbaren Vorfälle mehr gab. Unrichtige bzw. ungerechtfertigte Abmahnungen müssen sogar direkt aus der Personalakte entfernt werden.
Hat jeder Mitarbeiter das Recht, seine Personalakte einzusehen?
Ja, Mitarbeiter dürfen jederzeit Einsicht in ihre Personalakte verlangen. Dadurch können Arbeitnehmer sicherstellen, dass sich in dieser keine unzulässigen Informationen befinden. Während der Einsicht dürfen Arbeitnehmer sich sogar Notizen machen oder bestimmte Bestandteile der Personalakte kopieren. / Fotoquelle: © Stokkete – Shutterstock.com
