Mehr als eine lästige Pflicht – das Mitarbeitergespräch

- 01.12.2016 von Daniela Lütke -

Fotoquelle: fotolia.de / © dp@picEs ist ein unternehmerisches Faktum, dass ein Betrieb oder eine Abteilung nur dann reibungslos funktioniert, wenn zwischen allen Ebenen eine gute Kommunikation gepflegt wird. Gerade junge Führungskräfte, die eine Abteilung gänzlich neu übernehmen, sollten das Mitarbeitergespräch als wichtiges Instrument zur Steuerung der Arbeitsvorgänge sowie zur Mitarbeiterkritik und auch der Mitarbeitermotivation nutzen. Nicht selten jedoch herrscht bei den Führungskräften ein gewisses Maß an Unwissenheit darüber, wann ein Mitarbeitergespräch angesetzt werden sollte und unter welchen Bedingungen dieses optimal geführt werden kann. Mit der richtigen Kenntnis über alle zusammenhängenden Faktoren kann das Gespräch jedoch einen wichtigen Beitrag zu der Stimmung und damit auch zwangsläufig zu der Arbeitsproduktivität in einer Abteilung beitragen.

Wann sollte ein Mitarbeitergespräch angesetzt werden?

Es ist ein weit verbreiteter Irrtum, dass ein Mitarbeitergespräch immer nur dann geführt werden sollte, wenn ein Arbeitnehmer seinen Arbeitspflichten nicht nachkommt oder gegen gewisse festgelegte Verhaltenskriterien verstößt. Es zeigt sich immer wieder deutlich, dass Führungskräfte, die ein Mitarbeitergespräch lediglich aus diesem Anlass ansetzen, von ihren Mitarbeitern entsprechend kritisch gesehen werden. Es gibt jedoch die verschiedensten Anlässe für so ein Gespräch. Zunächst einmal wird dabei zwischen dem Anerkennungs- und dem Korrekturgespräch sowie dem Feedback- bzw. Beurteilungsgespräch und dem Zielvereinbarungsgespräch nebst dem Gehaltsgespräch unterschieden. In einigen Betrieben ist auch das Jahresgespräch durchaus üblich. Obwohl diese Gespräche allesamt unterschiedliche Ausgangs- und auch entsprechend unterschiedliche Zielsetzungen haben, gibt es dennoch einige Gemeinsamkeiten, die insbesondere in der Gesprächsvorbereitung sowie auch der Gesprächsführung zu finden sind.

Welche Rahmenbedingungen sollten bei einem Mitarbeitergespräch vorherrschen?

Das Mitarbeitergespräch, welches zwischen dem Vorgesetzten und dem Mitarbeiter geführt wird, sollte auf jeden Fall in einer ruhigen und entspannt diskreten Atmosphäre abgehalten werden. Da es sich ausschließlich auf dieser Ebene bewegt, sollte die Führungskraft sowohl über die Tatsache, dass ein Mitarbeitergespräch stattfindet, als auch über den Gesprächsinhalt Stillschweigen bewahren. Das Mitarbeitergespräch sollte daher dem „Vieraugenprinzip“ folgen und im Büro des Vorgesetzten stattfinden. Hierfür sollte der Befragte ordentlich und respektvoll eingeladen werden. Es sollte, unabhängig von dem Grund des Gesprächs, für die Führungskraft stets selbstverständlich sein, dem Mitarbeiter freundlich neutral gegenüberzutreten und auch die Etikette nicht außer Acht zu lassen. Dem Mitarbeiter ein Getränk anzubieten, damit dieser sich nicht wie vor ein Standgericht zitiert fühlt, gehört ebenso dazu wie ausreichend Zeit, die für das Gespräch eingeplant wird.

Die Ziele des Gesprächs

Ein Mitarbeitergespräch verfolgt stets ein vordefiniertes Ziel. Bei einem Anerkennungsgespräch möchte die Führungskraft seinem Mitarbeiter ein Lob für ein gewisses Verhalten aussprechen und verfolgt damit die Absicht, dass dieser das lobenswerte Verhalten auch zukünftig motiviert weiterverfolgt. Wichtig ist hierbei jedoch, dass das Lob nicht inflationär benutzt wird und dass das Verhalten auch wirklich lobenswert war. Bei einem Korrekturgespräch verfolgt die Führungskraft stattdessen das Ziel, dass der Mitarbeiter gewisse Verhaltensmuster ablegt und zukünftig ein besseres Verhalten an den Tag legt. Hierbei ist es jedoch wichtig, dass die Kritik angemessen und in einem ruhigen Ton vermittelt wird. Sowohl die Führungskraft als auch der Mitarbeiter sollten gemeinsam Lösungsansätze finden und diese als Ziel vereinbaren. Das Korrekturgespräch ist daher stets ein Gespräch, das ein weiteres – das Feedbackgespräch – nach sich zieht. Gleiches gilt für das Feedback- bzw. Beurteilungsgespräch. Das Gehaltsgespräch dagegen wird in der gängigen Praxis von dem Mitarbeiter gesucht, indem dieser sich auf eine Beförderung bewirbt oder lediglich um ein höheres Monatsgehalt bittet. Diesem Gespräch geht in vielen Firmen das Beurteilungs- oder auch das Jahresgespräch voraus, so dass der Mitarbeiter die Ansicht der Führungskraft nachvollziehen kann.

Als Führungskraft ist es wichtig dafür zu sorgen, dass das Mitarbeitergespräch wertneutral und emotionslos durchgeführt wird. Gerät das Gespräch an einen Punkt, an dem die Führungskraft diese Rahmenbedingungen nicht länger aufrecht erhalten kann, so ist es ratsam, das Gespräch zunächst erst einmal abzubrechen und einen neuen Termin für ein neues Gespräch zu finden. Obgleich die Führungskraft natürlich dem Mitarbeiter Gelegenheit geben sollte, seine Sicht der Dinge klarzustellen, so sollte die Gesprächsmoderation bzw. Gesprächsleitung stets bei der Führungskraft liegen.

Das Mitarbeitergespräch dient allerdings nicht nur dazu, dass die Führungskraft ihre Wünsche und Forderungen äußert, auch der Angestellte kann durch seine Äußerungen zu Veränderungen innerhalb der Firma beitragen – sei es durch Kritik, Vorschläge oder ähnlichem. Auch muss er nicht darauf warten, zu einem Gespräch eingeladen zu werden, sondern kann von sich aus um einen Gesprächstermin bitten. Egal, um welche Art des Gesprächs es sich handelt, eines ist wichtig: Beide Parteien müssen ehrlich miteinander umgehen. Weil es vielen Mitarbeitern leichter fällt, dieses gegenüber einer dritten Person umzusetzen, statt dem Chef ihre Meinung direkt ins Gesicht zu sagen, sind inzwischen viele Firmen dazu übergegangen, externe Personen mit der Durchführung eines Mitarbeitergesprächs zu beauftragen. / Fotoquelle: fotolia.de / © dp@pic

Autor: Daniela Lütke

Daniela ist 2016 zu uns gestoßen. Als Journalistin und ehemalige Unternehmensberaterin hat sie sich ein enormes Wissen zu den Themen Ausbildung, Beruf & Karriere aufgebaut und versteht es, dieses geschickt in Worte zu fassen.