Pflichtangaben in der Signatur geschäftlicher E-Mails

- 05.09.2018 von Marlen Schurr -

Geschäftsmail und E-Mail-VersandDas Internet hat viele frühere Funktionen des geschäftlichen Lebens erheblich vereinfacht. Im Hinblick auf die Kommunikation bietet das weltweite Netz erhebliche Zeitersparnisse, da eine simple Mail innerhalb von Sekunden vom Absender an den Empfänger übermittelt wird. Durch die ausschließliche Kommunikation per E-Mail sparen Unternehmen nicht nur Zeit, sondern auch Portokosten. Allerdings ist das Internet bei Weitem kein rechtsfreier Raum. Auch wenn heutzutage nahezu jedes Unternehmen über einen eigenen Mailaccount bei einem Anbieter verfügt und die E-Mails entsprechend gut zugeordnet werden können, gibt es dennoch Pflichtangaben, die in der Signatur einer geschäftlichen Mail enthalten sein müssen.

Wie genau wird eine geschäftliche E-Mail definiert?

Es gibt im Hinblick auf die Kommunikation einen erheblichen Unterschied zwischen der privaten Mail, die zwang- und formlos versandt werden kann und der geschäftlichen. Eine geschäftliche E-Mail hat einen offiziellen Charakter, sodass der Empfänger davon ausgehen muss, dass der Absender für das Unternehmen als Ganzes spricht. Sie zeichnet sich in erster Linie durch ihren unternehmerischen Charakter aus und beinhaltet keinerlei private Nachrichten. Dementsprechend muss das Unternehmen, dessen Mitarbeiter die E-Mail verschickt hat, auch die rechtlichen Konsequenzen aus einer geschäftlichen Mail heraus tragen, egal von welchem Mitarbeiter diese letztendlich versendet wird. Damit dieser geschäftliche Charakter gewährleistet wird und es zu keinen rechtlichen Konsequenzen kommt, ist es wichtig, dass das Impressum in Form der Signatur des Unternehmens vollständig und stimmig angegeben ist.

Welche Angaben muss die Signatur zwingend enthalten?

Die Signatur in einer E-Mail ist gleichzusetzen mit einem Impressum auf der Internet-Präsenz eines Unternehmens und darf daher nicht vernachlässigt werden. Genauso wie das Impressum auf der Internet-Präsenz aktuell und stimmig angegeben sein muss, ist es auch bei einer geschäftlichen Mail extrem wichtig, dass die Signatur vollständig und fehlerfrei aufgeführt wird.

Der Gesetzgeber hat diesbezüglich sehr eindeutige Regelungen verfasst, sodass einer Firma bei einer fehlerhaften oder unvollständigen Signatur in einer geschäftlichen Mail eine Abmahnung durch die Konkurrenz oder sogar Bußgelder des Registergerichts (§ 14 HGB) drohen können! Daher sollte jeder Mitarbeiter unbedingt darauf achten, dass die Signatur auch nach einem Umzug des Unternehmens immer aktuell ist. Zu den Pflichtangaben gehören:

  • Name, Postadresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse des Verfassers der E-Mail
  • Firmenname und Rechtsform
  • Firmenadresse
  • Namen aller Geschäftsführer und Aufsichtsratsvorsitzenden
  • Registergericht und Handelsregisternummer

Unabhängig davon, dass es eine klare gesetzliche Bestimmung im Hinblick auf die E-Mail-Signatur eines Unternehmens gibt, sollten die Vorzüge einer sorgfältig dargestellten Signatur im Fokus stehen. Durch eine vollständige E-Mail-Signatur bringt das Unternehmen in einer geschäftlichen Mail seine Seriosität gegenüber dem Mail-Empfänger zum Ausdruck. Die E-Mail-Signatur kann daher durchaus auch mit einer Online-Visitenkarte des Unternehmens verstanden werden, sodass man sowohl gegenüber Geschäftspartnern als auch Kunden mit dem Versand einer geschäftlichen Mail die Außenwirkung des Unternehmens durchaus kostengünstig steigern kann. Die Wirkung von Optik und der Aufbau der Signatur sind daher nicht zu unterschätzen.

Verlässlicher Versand der Signatur

Im Alltagsgeschäft kann es leider immer wieder dazu kommen, dass beim Versenden einer E-Mail vergessen wird, die Signatur einzufügen. Davon kann sich keiner freisprechen, weder der Geschäftsführer, noch seine Mitarbeiter.

Daher ist es durchaus ratsam, die E-Mail-Signatur mittels Standardfunktion automatisiert in die Mail zu integrieren. In den Accounteinstellungen des Mail-Anbieters kann mit wenig Aufwand eine Standard-Signatur erstellt werden, die bei jeder E-Mail automatisch eingefügt wird. Auf diese Weise muss bei einer geschäftlichen Mail niemand mehr eigenständig an die E-Mail-Signatur denken und kann sich gedanklich direkt dem Inhalt der Geschäftsmail widmen, ohne dass mit rechtlichem Ärger gedroht wird.

Übrigens ist Werbung in der Signatur einer E-Mail nicht erlaubt und kann zu Abmahnungen führen, sollte nicht vorab von dem Empfänger die Erlaubnis eingeholt worden sein, dass E-Mail-Werbung – wie etwa Rabattaktionen des Unternehmens – akzeptiert wird. / Fotoquelle: fotolia.de / © BillionPhotos.com

Autor: Marlen Schurr

Eine Autorin der ersten Stunde und Frauchen von Emma. Marlen hat Betriebswirtschaft studiert und danach lange bei einer großen Bank gearbeitet. Finanzen und Wirtschaftsthemen sind ihr Steckenpferd, auch bei der Altersvorsorge weiß sie, wovon sie schreibt. Während ihrer Elternzeit hat sie zum Glück immer wieder Zeit gefunden, sich durch Seminare und Vorträge auf dem Laufenden zu halten und arbeitet inzwischen wieder stundenweise in ihrem alten Job, getreu dem Motto „einmal Banker, immer Banker“. Wir freuen uns, dass sie auch den Weg zu uns zurückgefunden hat und wieder da ist!