Zunächst einmal ein paar Fakten zum Thema Meetings. Führungskräfte verbringen bis zu 80% ihrer Zeit in Meetings oder damit verbundenen Aktivitäten. Durch die Zunahme von Video- und Telefonkonferenzen hat sich dieser Trend noch verstärkt. Berücksichtigt man die Stundensätze der Teilnehmer, kostet ein Meeting in einer großen Firma schnell weitaus mehr als 1.000 Euro pro Stunde.
Meetings sind notwendig!
Aus dem einleitenden Text könnte man die Schlussfolgerung ableiten, dass Meetings überflüssig seien. Das stimmt jedoch nicht, Meetings sind für den effektiven Betriebsablauf notwendig. Das trifft vor allem dann zu, wenn sie als Lagebesprechungen abgehalten werden. Derartige Meetings verfolgen ein klares Ziel. Die Teilnehmer kennen sich auf ihrem Gebiet aus und können Entscheidungen treffen.
Bei solchen Meetings geht es in der Regel darum, auf Ereignisse in der Vergangenheit oder in der Zukunft zu reagieren, die einen maßgeblichen Einfluss auf den Betriebsablauf haben. Beispiele dafür sind die morgendlichen Besprechungen über die Geschehnisse der vergangenen 24 Stunden oder des Wochenendes und Entscheidungen zum kommenden Tag, geplante Reparaturen, Betriebsferien und ähnliche kurzfristige Ereignisse. Ähnlich wichtig sind auch Meetings, bei denen es um wichtige Entscheidungen mit langfristigen Auswirkungen geht, beispielsweise die Installation neuer Maschinen und Anlagen, Änderungen im Produktsortiment, Stilllegungen und anderes.
Auf diesen Meetings wird angeregt diskutiert und die Teilnehmer können ihre Ideen direkt austauschen. Das führt oftmals zu überraschenden Lösungen, auf die manchmal Experten nicht gekommen wären, weil andere die Probleme aus einer unterschiedlichen Perspektive betrachten und ungewöhnliche Lösungen vorschlagen können. Außerdem fördern Meetings soziale Kontakte und zwischenmenschliche Beziehungen. Sie verbessern das Arbeitsklima und können Probleme lösen, bevor sie zu groß werden.
Warum werden dann Meetings oft als Zeitverschwendung empfunden?
Dafür gibt es eine ganze Reihe von Gründen. Zu den wichtigsten gehört, dass es in vielen Firmen üblich ist, zu viele Meetings abzuhalten, die zu lange dauern. Im Extremfall kann es sogar passieren, dass die Produktion zum Stillstand kommt, weil eine Havarie oder ein Ereignis eintritt und der zuständige Entscheidungsträger in einem „wichtigen“ Meeting sitzt und keinesfalls gestört werden darf.
Häufig werden auch Meetings ohne ein klares Ziel angesetzt. Das trifft beispielsweise dann zu, wenn sie einfach auf die Agenda gesetzt werden, ohne dass irgendwelche besonderen Ereignisse geschehen sind oder bevorstehen, auf die man reagieren müsste.
Die Zahl der Teilnehmer wird vielfach zu groß gewählt. An den Meetings nehmen Mitarbeiter teil, die keine konstruktiven Beiträge leisten können. Trotzdem wird von ihnen erwartet, dass sie teilnehmen, weil nach der Meinung des Chefs die Teilnahme an Meetings ein Zeichen für produktive Arbeit ist. Darüber hinaus werden Meetings leider zu oft ohne eine klare Zeitbegrenzung abgehalten. Sie ziehen sich scheinbar endlos hin und führen am Ende dazu, dass die Teilnehmer erschöpft sind, ohne dass sie konkrete Ergebnisse vorweisen können.
Wie kann man diesen Zustand verbessern?
Im Grunde genommen steckt die Antwort auf diese Frage bereits in den beiden vorangehenden Abschnitten. Auf Meetings vollkommen zu verzichten, ist, zumindest in größeren Firmen, nicht ratsam, weil sie produktiv sind und den Geschäftsbetrieb flüssiger gestalten, indem sie Probleme rechtzeitig aufdecken und helfen, Wege zu ihrer Lösung zu finden. Allerdings sollten Meetings nicht bei jeder Gelegenheit abgehalten werden, sondern nur dann, wenn dafür ein Grund vorliegt.
Darüber hinaus sollte jedes Meeting ein klares Ziel und eine überschaubare Tagesordnung haben. Experten empfehlen, nicht mehr als 3 Punkte auf die Agenda zu setzen. Ebenso wichtig ist es, die Zahl der Teilnehmer zu begrenzen. Einladungen zu einem Meeting sollten nur an Personen ergehen, die aufgrund ihrer Position und Erfahrung in der Firma in der Lage sind, konstruktive Beiträge zu leisten. Die Teilnahme an Meetings sollte nur in Ausnahmefällen zur Pflicht gemacht werden. Ebenso wichtig ist es, einen Zeitplan zu erstellen und die maximale Dauer des Meetings festzulegen. Kommt kein konkretes Ergebnis zustande, muss der Versammlungsleiter das Recht haben, das Meeting für beendet zu erklären.
Meetings sind wie Medizin. In Maßen sind sie gut für die Firma, in Massen schaden sie dagegen, weil die negativen Effekte überwiegen. / Fotoquelle: © Vadym Pastukh – Shutterstock.com
