Tipps für ein erfolgreiches Meeting

- 05.06.2019 von Marlen Schurr -

Besprechung und BrainstormingDer Erfolg eines Meetings hängt von verschiedenen Faktoren ab. Neben verschiedenen Regeln während der Diskussion ist vor allem eine gute Vorbereitung sehr wichtig.

Meetings gehören in vielen Branchen zum Arbeitsalltag dazu und eigentlich ist ihre Intention auch keine schlechte. In Gruppen über bestimmte Themen zu diskutieren, Ideen zu besprechen oder Lösungen für ein Problem zu finden, ist oft sehr hilfreich. In vielen Fällen verlaufen Meetings jedoch sehr unproduktiv oder es wird einfach nur Zeit verschwendet. Für eine wirklich produktive Sitzung sollten ein paar Tipps beherzigt werden.

Richtige Vorbereitung ist der Schlüssel

Wie so oft im Leben ist auch bei einem Meeting die Vorbereitung ein Faktor für den Erfolg. Dies gilt sowohl für die Person, die das Meeting einberuft als auch für die Teilnehmer. Als einberufene Person ist es zunächst wichtig, die Ziele konkret zu formulieren und zu klären, was genau mit dem Meeting erreicht werden soll. Dabei sollte die Sache nicht übertrieben werden. Mehr als drei Ziele sind in der Regel nicht ratsam. Andernfalls droht die Gefahr, dass das Meeting zu lange dauert, wobei die Konzentration der Teilnehmer natürlich mit der Zeit auch abnimmt.

Neben den Zielen sollten auch die Teilnehmer genau ausgewählt werden. Hier ist weniger ebenfalls oft mehr. Nicht jeder Mitarbeiter muss immer an jedem Meeting teilnehmen. Stattdessen empfiehlt es sich, nur Personen zu wählen, die auch tatsächlich für das Thema relevant sind. Auf diese Weise ist es einfacher, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Sind die Ziele und die Teilnehmer ausgewählt, sollten letztere rechtzeitig und ausführlich über das Meeting informiert werden. Zu den Informationen gehören Ort, Zeitpunkt und Inhalt. Als Zeitpunkt bietet sich der Vormittag an, da die Konzentrationsfähigkeit in der Regel abnimmt, je weiter der Tag fortschreitet. Bei der Frage nach dem Ort spielt es oft eine Rolle, was genau das Thema des Meetings ist und welche Dinge eventuell benötigt werden (Beamer, Fernseher, Handouts, Leinwand etc.). Dabei sollte sichergestellt werden, dass diese auch vorhanden sind und funktionieren. Wichtig ist zudem, um eine Teilnahmebestätigung zu bitten, um sicherzustellen, dass auch alle Personen die E-Mail mit Einladung und Termin gelesen haben.

Verhalten im Meeting

In der Regel führt die Person, die das Meeting einberufen hat, dieses auch. Sie setzt die Agenda und moderiert die Gruppe. Moderieren bedeutet in diesem Fall, dass man versucht, die aufgestellten Regeln für das Treffen durchzusetzen, wie zum Beispiel, dass Leute ausreden sollten sowie beim Thema zu bleiben. Oft schweifen Meetings schnell einmal ab und dauern dann unnötig lang. Zudem ist es wichtig, die Meinung aller Beteiligten zu hören. Schließlich wurden die Teilnehmer aus einem bestimmten Grund ausgewählt. Daher ist es durchaus in Ordnung, eine eher ruhige Person auch einmal direkt nach ihrer Meinung zu fragen. Mehr als ein einfaches ‚Herr/Frau XY was ist Ihre Meinung, das ist doch genau Ihr Bereich?‘ muss es oft gar nicht sein.

Ein Protokoll ist zudem ebenfalls sehr nützlich. Dieses sollte idealerweise nicht die leitende Person des Meetings übernehmen, da diese meist schon alle Hände voll zu tun hat. Das Protokoll erweist sich im Nachhinein in vielen Fällen als wichtige Stütze und stellt sicher, dass keine Ideen oder Argumente vergessen werden. Generell ist es immer eine gute Idee, wenn sich alle Teilnehmer Notizen machen und nicht nur der Protokollführer.

Lieber vorzeitig beenden

Nicht jedes Meeting ist auch tatsächlich von Erfolg gekrönt. Mitunter wird schon relativ früh klar, dass die Sache im Sande verläuft. In diesem Falle ist es klug, das Meeting eher früher als später zu beenden. Mangelnde Vorbereitung, keine Agenda, unvorbereitete Teilnehmer oder Diskussionen, die zu nichts führen, sind ein Anzeichen dafür, dass hier nur Zeit verschwendet wird. Ist dies der Fall, sollte das Meeting vorzeitig beendet und an einem anderen Tag wiederholt werden. / Fotoquelle: fotolia.de / © nd3000

Autor: Marlen Schurr

Eine Autorin der ersten Stunde und Frauchen von Emma. Marlen hat Betriebswirtschaft studiert und danach lange bei einer großen Bank gearbeitet. Finanzen und Wirtschaftsthemen sind ihr Steckenpferd, auch bei der Altersvorsorge weiß sie, wovon sie schreibt. Während ihrer Elternzeit hat sie zum Glück immer wieder Zeit gefunden, sich durch Seminare und Vorträge auf dem Laufenden zu halten und arbeitet inzwischen wieder stundenweise in ihrem alten Job, getreu dem Motto „einmal Banker, immer Banker“. Wir freuen uns, dass sie auch den Weg zu uns zurückgefunden hat und wieder da ist!