Das Wachstumschancengesetz wurde am 27. März 2024 erlassen und tritt stufenweise bis zum 1. Januar 2028 in Kraft. Es soll Innovationen und Investitionen stärken, die Steuern vereinfachen und fairer gestalten sowie deutsche Unternehmen besser auf den internationalen Wettbewerb vorbereiten. Teil des Wachstumschancengesetzes ist die E-Rechnungspflicht, die ab dem 1. Januar 2025 eingeführt und schrittweise umgesetzt wird.
Was ist eine E-Rechnung?
Unternehmen stellen anderen Unternehmen oder Kunden für ihre Leistungen Rechnungen aus. Bis jetzt geschieht das noch überwiegend auf dem Papier. Selbst wenn die Rechnung als PDF-Datei per E-Mail verschickt wird, handelt es sich noch immer um eine konventionelle Rechnung, die nur bedingt maschinenlesbar ist. Das soll sich aber bald ändern. Die Bundesregierung hat die Pflicht zur E-Rechnung beschlossen, die ab dem 1. Januar 2025 gelten wird. E-Rechnungen sind Dokumente, die als XML-Datei oder in der Form ZUGFeRD, einer Mischung aus PDF-Datei und XML, erstellt werden. Diese E-Rechnungen sind voll maschinenlesbar. Damit kann der Prozess von der Rechnungserstellung bis zur Zahlung jederzeit nachvollzogen werden.
Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen?
Die neue Regelung gilt für alle Leistungen, die von Unternehmen für Unternehmen erbracht werden. Dieser Sektor der Ökonomie wird auch B2B – Business-to-Business – genannt. Das Unternehmen, das die Rechnung erstellt, muss im Inland ansässig sein. Das bedeutet, entweder muss sich der Firmensitz in Deutschland befinden oder der Unternehmer muss seinen ständigen Wohnsitz in Deutschland haben. Diese Regelung gilt auch für Kleinunternehmer, Land- und Forstwirte sowie Vermieter.
Nicht betroffen sind Unternehmen, die entweder ihren Sitz im Ausland haben oder die Rechnungen für Privatkunden erstellen.
Welche Übergangsfristen gelten?
Die Bundesregierung ist sich der Tatsache bewusst, dass die Umstellung auf die E-Rechnung für die meisten Unternehmen einen erheblichen Aufwand bedeutet und hat deshalb Übergangsfristen gesetzt. Nach aktuellem Stand müssen die betroffenen Unternehmen ab dem 1. Januar 2025 lediglich dazu bereit sein, E-Rechnungen zu empfangen, sind aber selbst noch nicht verpflichtet, diese auszustellen.
Für die Jahre 2025 und 2026 können weiterhin die gewohnten Papierrechnungen ausgestellt und versandt werden. Elektronische Rechnungen, die nicht den neuen Formaten entsprechen, dürfen zwar auch versandt werden, ihr Empfang bedarf jedoch der Zustimmung des Rechnungsempfängers.
Im Jahr 2027 verschärfen sich die Bedingungen, weil die Umstellung weiter voranschreitet. Ab diesem Jahr können zwar noch immer Papierrechnungen und sonstige elektronische Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers versandt werden, als zusätzliche Bedingung darf aber der Rechnungssteller einen Vorjahresumsatz von 800.000 Euro nicht überschreiten. Unternehmen, deren Jahresumsatz die Grenze von 800.000 Euro übersteigt, können 2026 und 2027 ihre Rechnungen im EDI-Verfahren (elektronischer Datenaustausch) übermitteln.
Ab dem 1. Januar 2028 wird die E-Rechnung für alle Unternehmen, die Rechnungen für andere Unternehmen erstellen, verpflichtend. Darüber hinaus ist geplant, ein Meldesystem einzuführen, mit dem Betrügereien mit Mehrwertsteuer und Umsatzsteuer verhindert werden sollen.
Welche Anforderungen muss eine E-Rechnung erfüllen?
Die E-Rechnung muss alle Angaben enthalten, die auch in der Papierrechnung stehen müssen:
- Name und Adresse von Rechnungssteller und -empfänger
- Rechnungsdatum und Rechnungsnummer
- Steuernummer und Umsatzsteuernummer
- Beschreibung der Produkte oder der erbrachten Dienstleistung
- Rechnungsbetrag und Zahlungsbedingungen oder Fälligkeitsdatum
- Bankverbindung
Damit die E-Rechnung vom Finanzamt als gleichwertig zu einer Papierrechnung betrachtet wird, muss zudem die Zustimmung des Rechnungsempfängers vorliegen. Die E-Rechnung muss auch für einen Menschen lesbar sein. Interne Kontrollverfahren müssen die Echtheit der Herkunft einer E-Rechnung bestätigen und letztendlich muss die Unversehrtheit der E-Rechnung garantiert sein.
Der größte Unterschied zwischen einer E-Rechnung und einer konventionellen Papier- oder PDF-Rechnung ist das Dateiformat.
Wie müssen E-Rechnungen archiviert werden?
Grundsätzlich gilt auch für E-Rechnungen eine Aufbewahrungspflicht von mindestens 10 Jahren. Sie dürfen aber nicht ausgedruckt in Papierform archiviert werden, sondern nur digital. Die Aufbewahrung muss revisionssicher erfolgen. Das bedeutet, dass nachträgliche Änderungen oder Manipulationen nicht möglich sein dürfen. Das wird durch den Einsatz eines Cloud-DMS-Systems gewährleistet.
Wurde eine E-Rechnung konvertiert, müssen sowohl das Originalformat als auch die konvertierte Datei archiviert werden. / Fotoquelle: © Andrey_Popov – Shutterstock.com
