Am 1. Januar 2014 ist eine grundlegende Reform des Reisekostenrechts in Kraft getreten. Die Reisekostenabrechnung soll dadurch künftig einfacher, transparenter und besser nachvollziehbar werden. Das entsprechende Gesetz sieht eine Vielzahl an Änderungen im Detail gegenüber den bisher geltenden Vorschriften vor. Hier ist ein Überblick über die wichtigsten Anpassungen.
Die Reform betrifft vor allem drei Bereiche:
– Anstelle des bisher verwandten Begriffs ‚regelmäßige Arbeitsstätte‘ tritt die Bezeichnung ‚erste Tätigkeitsstätte‘;
– Statt der früher vorgesehenen drei Verpflegungspauschalen gibt es nur noch zwei;
– die Berücksichtigung von Unterkunftskosten und doppelter Haushaltsführung ändert sich.
Neu: die erste Tätigkeitsstätte
Für die Reisekostenabrechnung ist jetzt die erste Tätigkeitsstätte maßgeblich. Jeder Arbeitnehmer kann nur eine erste Tätigkeitsstätte haben. Der Begriff ist enger als die bisher im Gesetz enthaltene Bezeichnung ‚regelmäßige Arbeitsstätte‘. Danach waren zum Beispiel auch mehrere regelmäßige Arbeitsstätten für einen Arbeitnehmer möglich.
Für Fahrten des Arbeitnehmers von und zur ersten Tätigkeitsstätte ist die Pendlerpauschale (Entfernungspauschale) steuerlich anzusetzen, bei der die gefahrenen Kilometer als einfache Strecke berücksichtigt werden. Ist man regelmäßig an mehreren anderen Arbeitsorten tätig, können dagegen die gesamten gefahrenen Kilometer bei den Fahrtkosten angesetzt werden. Das ist ein Vorteil.
Die erste Tätigkeitsstätte wird normalerweise vom Arbeitgeber festgelegt. Unterbleibt dies, wird seitens des Finanzamts eine entsprechende Festlegung nach messbaren Kriterien vorgenommen. Die erste Tätigkeitsstätte befindet sich demnach dort, wo der Arbeitnehmer täglich arbeitet, sich an mindestens zwei Wochenarbeitstagen aufhält oder mindestens 30 Prozent seiner Arbeitszeit verbringt.
Nur noch zwei Verpflegungspauschalen
Es gibt nur noch zwei Verpflegungspauschalen: 12 Euro und 24 Euro. 12 Euro gelten bei eintägigen Dienstreisen von mehr als 8 Stunden und bei mehrtägigen Dienstreisen jeweils für den An- und Abreisetag. 24 Euro sind bei mehrtägigen Dienstreisen für die Zwischentage anzusetzen. Damit wird die bisherige Dreistufung abgelöst. Danach galten 12 Euro für Reisen von 8 bis 14 Stunden, 12 Euro für Reisen von 14 bis 24 Stunden und 24 Euro für ganztägige Reisen. Sehr differenzierte Neuregelungen betreffen die Berücksichtigung von Mahlzeiten während Dienstreisen. An dieser Stelle kann nicht näher darauf eingegangen werden.
Mit der Einführung von nur noch zwei Verpflegungspauschalen wurden auch die Verpflegungspauschalen bei Auslandsreisen neu geregelt. Hier können bei Dienstreisen mit mehr als 8 Stunden Abwesenheit 80 Prozent des jeweils länderbezogenen Pauschbetrages geltend gemacht werden, bei ganztägiger Abwesenheit 120 Prozent. Die Auslandspauschalen wurden durch das Bundesfinanzministerium zum 1.1. 2014 ebenfalls angepasst.
Kosten für Unterkunft und doppelte Haushaltsführung
Kosten für Übernachtungen an ein und derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte können ab sofort nur noch über vier Jahre uneingeschränkt abgezogen werden, danach gilt eine Höchstgrenze von 1.000 Euro pro Monat. Bei doppelter Haushaltsführung werden Unterkunftskosten – sofern nachgewiesen – von Anfang an nur bis zum Maximalbetrag von 1.000 Euro im Monat anerkannt. Im Unterschied zu früher müssen dabei die geltenden ortsüblichen Vergleichsmieten nicht mehr nachgewiesen werden.
Schlussfolgerung
Das neue Reisekostenrecht bringt Arbeitnehmern und Arbeitgebern im Schnitt Vorteile. Die Rückerstattungen sind tendenziell höher als nach altem Recht und die Abrechnung vereinfacht sich. / Fotoquelle: fotolia.de / © Schlierner
