In Ihrem Arbeitszimmer haben sich viel zu viele Unterlagen gesammelt, Ihre Aktenordner platzen und Sie wollen endlich Ordnung in Ihren privaten Unterlagen schaffen. Sie dürfen dabei selbstverständlich keine Papiere wegwerfen, die Sie noch gebrauchen können. Daher stellt sich die Frage: Wie lange sollen Unterlagen und Dokumente aufbewahrt werden?
Je nach Verwendungszweck unterschiedliche Aufbewahrungsfristen
Als eine allgemeine Regel für Finanzunterlagen gilt: Unterlagen dürfen nicht in den Mülleimer, solange sie noch wirksam sind. Solange die Garantie auf ein gekauftes Produkt besteht oder solange eine Versicherung wirksam ist, sollten die Belege für diesen Zeitraum aufbewahrt werden. Doch viele Dokumente sollten auch über ihre Geltungsfrist hinaus noch einige Jahre im Ordner bleiben, bevor Sie diesen den Ablauf der Verjährungsfrist bescheinigen und sie in den Mülleimer befördern.
Kaufbelege und Rechnungen sollen solange aufgehoben werden, bis die Garantie abgelaufen ist. In der Regel sind es zwei Jahre. Kontoauszüge und Überweisungs-Belege, die zum Nachweis von regelmäßigen Zahlungen dienen können, sollten Sie über vier Jahre lang aufbewahren. Verträge über Kredite sollten mindestens so lange aufgehoben werden, bis das Kredit abbezahlt ist. Bei der Bank können Sie Kopien Ihrer verloren gegangenen oder fälschlicherweise weggeworfenen Belege einfordern, doch beachten Sie, dass eine Bank die Unterlagen nach sechs Jahren üblicherweise entsorgt, darüber hinaus werden möglicherweise Gebühren für die Ausstellung einer Kopie anfallen.
Mindestens 30 Jahre sollten Sie Gerichtsurteile, sämtliche Prozessakten und Bescheide aufheben. Für alle Dokumente, die für Ihren Rentenanspruch relevant sind, gilt: aufheben, bis Ihr Rentenanspruch vollständig geklärt ist. Zu den wichtigsten Dokumenten gehören hier Arbeitsvertrag, Sozialversicherungsunterlagen, Gehaltsabrechnungen, Immatrikulationsurkunden.
Einige Dokumente dürfen nicht weggeworfen werden
Es gibt eine Reihe von Unterlagen, die Sie am liebsten gar nicht los werden, denn diese Dokumente können unter Umständen auch während der Rente eine wichtige Rolle spielen. Es geht hier um ärztliche Atteste und Gutachten, um Ihre Diplome, Ausbildungsurkunden und Nachweise eines wissenschaftlichen Grades. Auch die Urkunden, die Ihren Lebensweg markieren, sind lebenslang aufzuheben: darunter Ihre Geburtsurkunde, Ihr Taufschein, die Heiratsurkunde, außerdem Sterbeurkunden von Familienangehörigen.
Ebenfalls ist es oft sinnvoll, Kopien von allen wichtigen Unterlagen zu machen oder machen zu lassen und diese an einem gesonderten Ort zu sammeln. Kopien von Ihrem Reisepass, Personalausweis und Führerschein sind hier besonders wichtig. Übrigens: eine beglaubigte Kopie ersetzt in manchen Fällen erfolgreich das wertvolle Original. / Fotoquelle: fotolia.de / © Wolfilser
