Bewirtungskosten: Wann sind sie steuerlich absetzbar?

26.07.2017 von Kim Teschner

Bewirtungskosten zählen zu den Ausgaben, deren steuerliche Absetzbarkeit sowohl für Unternehmen als auch für Arbeitnehmer eine Reihe von gesetzlichen Regelungen unterliegen. Wichtig zu beachten ist hierbei die Situation, in welcher die Bewirtung stattfindet. Daraus ergeben sich dann andere steuerrechtliche Konsequenzen.

Geschäftlich, betrieblich oder werblich?

Allgemein lassen sich Bewirtungskosten nach geschäftlichen, betrieblichen und werblichen Bewirtungskosten einteilen. Diese drei Kategorien werden auch steuerlich unterschiedlich gehandhabt. Wichtig hierbei ist somit der Grund oder Anlass für die Bewirtung. So ist das Geschäftsessen mit einem Geschäftspartner ein typischer Fall von geschäftlichen Bewirtungskosten, die unternehmenseigene Kantine für die Versorgung der eigenen Belegschaft ein typischer Fall von betrieblichen Bewirtungskosten und die Verkostung eigener Waren ein typischer Fall der werblichen Bewirtungskosten. Ebenfalls zunächst allgemein sind geschäftliche Bewirtungskosten zu 70 Prozent als Betriebsausgabe absetzbar, betriebliche und werbliche sind voll abzugsfähig. In Rechnung gestellte Umsatzsteuer ist in allen drei Fällen voll als Vorsteuer absetzbar. Bei der Zuordnung, der Abzugsfähigkeit und der Anrechenbarkeit als Vorsteuer sind im Einzelfall aber gesonderte Bestimmungen zu beachten.

Geschäftliche Bewirtungskosten

Geschäftliche Bewirtungskosten liegen dann vor, wenn die Bewirtung im Rahmen eines geschäftlichen Anlasses stattgefunden hat. Davon wird ausgegangen, wenn Personen bewirtet wurden, zu denen eine geschäftliche Beziehung besteht. Das ist beispielsweise für Kundengespräche, Akquisition oder Pflege der Geschäftsbeziehungen der Fall. Die Bewirtungskosten für anwesende Unternehmensangehörige – sei es der Unternehmer oder Angestellte – fallen dann ebenfalls in diese Kategorie. Steuerlich absetzbar sind 70 Prozent der Bewirtungskosten bei vollem Vorsteuerabzug. Nicht abzugsfähig sind Bewirtungskosten, die nach allgemeiner Auffassung unverhältnismäßig hoch sind oder die im Rahmen privater Anlässe anfallen, selbst wenn eine berufliche Verbindung besteht. Die aktuelle Rechtsprechung könnte es allerdings zukünftig möglich machen, dass auch im Rahmen eigentlich privater Anlässe eine abzugsfähige Betriebsausgabe entstehen kann.

Der Ort, an dem die Bewirtung stattgefunden hat, ist dabei unerheblich, sofern es keine Privatunterkünfte sind. Gaststätten, Restaurants oder Hotels sind der häufigste Bewirtungsort, aber auch eine hauseigene Kantine kann für geschäftliche Bewirtungskosten infrage kommen – genau dann, wenn ein geschäftlicher Anlass gegeben ist. Die Nachweise hierüber erfordern genaue Daten (Ort, Datum, genauer Anlass, Ausstellung auf Name des Unternehmers, maschinelle Erstellung, Daten des Bewirtungsorts, erbrachte Leistungen) und sind gesondert aufzubewahren und einzureichen. Bei Kleinstbeträgen unter 150 Euro ist eine Rechnungsstellung auf den Namen des Unternehmers nicht notwendig.

Betriebliche Bewirtungskosten

Unter die betrieblichen Bewirtungskosten fällt die regelmäßige Verpflegung der eigenen Angestellten. Das ist dann der Fall, wenn beispielsweise die Kantine durch das Unternehmen bezuschusst wird oder die Kosten komplett übernommen werden. Die Betriebskosten einer unternehmenseigenen Kantine sind voll abzugsfähig, auch Bezuschussungen an Dritte, die eine Verpflegung im Auftrag übernehmen, ist abzugsfähig. In letzterem Fall entfällt aber unter Umständen der Vorsteuerabzug.

Werbliche Bewirtungskosten und weitere Regelungen

Werbliche Bewirtungskosten entstehen beispielsweise bei Verkostungen eigener Produkte. Diese Form der Bewirtung ist als Werbeausgabe abzugsfähig und nicht im eigentlichen Sinne eine Betriebsausgabe, die durch Bewirtung entsteht. Wie andere Werbeausgaben sind werbliche Bewirtungskosten voll abzugsfähig.

Bewirtungskosten, die durch Betriebsfeiern und ähnlichem entstehen, sind ebenfalls als Betriebsausgabe voll abzugsfähig. Hier ist unter Umständen ein Vorsteuerabzug nur bedingt möglich. Versorgung bei Meetings oder anderen innerbetrieblichen Situationen sind ebenfalls als Betriebsausgabe voll abzugsfähig, sofern der Umfang gering ist und keine alkoholischen Getränke beinhaltet.

Absetzbarkeit von Bewirtungskosten für Arbeitnehmer

Grundsätzlich ist es auch bei Arbeitnehmern möglich, dass ihnen Bewirtungskosten entstehen, die dann steuerlich geltend gemacht werden können. Es gelten die gleichen Nachweispflichten wie für Unternehmer. Arbeitnehmern fällt ein solcher Nachweis in der Regel schwerer, anzuführen. Außendienstmitarbeiter oder Angestellte mit provisionsabhängiger Entlohnung können einen geschäftlichen Anlass leichter aufzeigen. / Fotoquelle: fotolia.de / © Suttisak