Fahrtenbuch im Dienstwagen – diese Bedingungen sind Pflicht

- 13.06.2017 von Kim Teschner -

Reisekostenabrechnung und WerbekostenWird ein Firmenwagen sowohl privat wie auch dienstlich genutzt, schaut das Finanzamt genau auf die Abrechnung. Es gibt dafür zwei Möglichkeiten: die sogenannte Ein-Prozent-Regelung, bei dem der Firmenwagen-Rechner von nettolohn.de Hilfestellung gibt, oder das Führen eines detaillierten Fahrtenbuchs. Die zweite Option ist wesentlich aufwendiger, kann sich aber durchaus lohnen. Allerdings müssen zahlreiche Voraussetzungen berücksichtigt werden, damit das Finanzamt anschließend keinen Einspruch erhebt.

Einfach und unbürokratisch – die Ein-Prozent-Regelung

Bei diesem Verfahren handelt es sich um eine pauschale Besteuerung. Der versteuerte, geldwerte Vorteil beträgt demnach 1 Prozent des Listenpreises und 0,03 Prozent für jeden Kilometer, der zwischen der Wohnung und dem Betrieb liegt. Das ist zwar unkompliziert, birgt jedoch unter bestimmten Voraussetzungen entscheidende Nachteile. So wird für die Berechnungssumme der Bruttolistenpreis des Neuwagens herangezogen. Autos, die mit einem Preisnachlass oder gebraucht erworben wurden, werden so höher besteuert. Dazu kommt, dass Besitzer benachteiligt werden, die in ihrem Fahrzeug privat nur selten unterwegs sind und dafür beruflich weite Strecken zurücklegen. Auch bei teuren Neuwagen ist ein Fahrtenbuch oft die günstigere Variante. Grundsätzlich muss ein Dienstwagen der Tätigkeit seines Nutzers und dem Unternehmen „angemessen“ sein.

Eine Excel-Tabelle reicht nicht aus

Das Fahrtenbuch muss laut einem Urteil des Bundesfinanzhofes „in geschlossener Form“ und „lückenlos“ geführt werden. Dabei ist nicht ausschlaggebend, ob die Aufzeichnung digital oder handschriftlich erfolgt. Wichtig ist in erster Linie stattdessen, dass diese vor nachträglicher Manipulation geschützt sein muss. Das bedeutet, dass beispielsweise eine Excel-Tabelle nicht ausreicht – sie ermöglicht es, Angaben problemlos nachträglich einzufügen. Selbst nachträgliche Beweise helfen in dieser Situation nicht weiter. So hatte zum Beispiel ein Steuerberater aus Köln sämtliche Fahrten mit einem Diktiergerät aufgezeichnet, auf dem er explizit Kilometerzahl, Datum und sogar Abweichungen von der geplanten Route und Staus festhielt. Als Beweis der Echtheit sollte das Autoradio dienen, das im Hintergrund lief. Das Landgericht beschied jedoch knapp, dass solche Aufnahmen problemlos zu manipulieren seien und deshalb keine Aussagekraft hätten. Eine lose Blättersammlung verbietet sich ohnehin als Fahrtenbuch. Hier liegt keine „geschlossene Form“ vor. Wie bei einer Excel-Tabelle können Zettel problemlos nachträglich hinzugefügt werden.

Finanzamt überprüft Aufzeichnungen sorgfältig

Mitunter zeigt sich das Finanzamt beim Fahrtenbuch extrem penibel. Es analysiert sogar die Schrift, ob diese Hinweise auf nicht wahrheitsgetreue Aufzeichnungen liefert. So wurden in manchen Fällen bereits Unterlagen nicht akzeptiert, weil sie entweder zu sauber oder immer mit demselben Stift geschrieben wurden. Es wurde argumentiert, dies ließe nachträgliche Eintragungen vermuten. Fahrten müssen jedoch laut Gesetz unmittelbar nach ihrem Ende lückenlos dokumentiert werden. Fachleute und Betroffene bezeichnen diese Regelung jedoch in der Praxis als wirklichkeitsfremd. Bei eiligen Terminen bliebe nur selten die Zeit, erst einmal das Fahrtenbuch zu führen. Doch auch krakelige Buchstaben oder ein allzu geschwungener Stil finden in den Augen der Beamten keine Gnade. So beschloss der Bundesfinanzhof in einem Urteil, dass handschriftliche Aufzeichnungen allgemein lesbar sein müssten. Andernfalls dürften sie ungeprüft abgelehnt werden.

Jede Fahrt muss detailliert protokolliert werden

Die Pflichtangaben für ein Fahrtenbuch sind genau festgelegt. Es muss unter anderem folgende Informationen beinhalten:

  • Datum und Uhrzeit
  • Ziel der Reise
  • Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt
  • Angaben zur Route, falls Umwege gefahren wurden. Eine kurze Begründung (z.B. ein Stau) hat sich ebenfalls als sinnvoll erwiesen
  • Zweck der Fahrt
  • Getroffene Geschäftspartner

Einige Berufsgruppen, die viel reisen, können Erleichterungen in Anspruch nehmen. Dazu gehören beispielsweise Fahrer von Kurierdiensten, Handelsvertreter, Fahrlehrer oder Taxifahrer. Sie müssen lediglich ihre Kunden und den Ort notieren. Bei häufig wiederkehrenden Fahrten ist das Anlegen einer Kundenliste zulässig, bei der Personen einer eindeutigen Nummer zugeordnet werden. Auch Fahrten zwischen Wohnort und der Arbeitsstätte müssen nicht jedes Mal detailliert beschrieben werden. Bei privaten Fahrten reicht eine einfache Eintragung der Kilometer. Für die Protokollierung dürfen auch elektronische Fahrtenbücher – beispielsweise Apps – genutzt werden. Dies ist sinnvoll, da sie den Aufwand deutlich reduzieren. Allerdings müssen sie sicher gegen nachträgliche Manipulationen und Veränderungen geschützt sein, damit das Finanzamt sie vorbehaltlos akzeptiert. / Fotoquelle: fotolia.de / © momius