Fahrtkostenerstattung für den Arbeitnehmer

- 26.05.2020 von Marlen Schurr -

Arbeitsweg und KilometerpauschaleDer tägliche Weg zur Arbeit oder diverse Dienstfahrten belasten den Geldbeutel des Arbeitnehmers. Diese Kosten kann er sich ganz oder teilweise erstatten lassen. Dafür gibt es mehrere Möglichkeiten.

Die Fahrtkostenerstattung durch den Arbeitgeber

Grundsätzlich muss man zwei Arten von Arbeitswegen unterscheiden:

  • den Weg von der Wohnung zur ersten Arbeitsstätte
  • den Weg von der ersten Arbeitsstätte zu einer weiteren Arbeitsstätte (Dienstreise)

Dienstreisen sind in diesem Zusammenhang meist wenig problematisch. Der Arbeitgeber weist diese an und erstattet diese. Er ist nach § 670 BGB dazu verpflichtet. Der Arbeitgeber bekommt das Geld häufig steuerfrei auf sein Konto. Hinzu kommen noch Verpflegungsmehraufwand und die Kosten für die Übernachtung. Ist der Arbeitnehmer im Außendienst und besitzt ein Firmenfahrzeug, bekommt er oft eine Tankkarte. Andernfalls muss er die Tankbelege sammeln und monatlich abgeben. Bei einem Privatfahrzeug ist diese Methode nachteilig, denn die Fahrtkosten hängen nicht allein vom Benzin ab. Die Anschaffungs- und Reparaturkosten sind dabei noch nicht berücksichtigt. In diesem Fall ist eine Kilometerpauschale sicherlich besser (siehe unten).

Den täglichen Weg zur Arbeit erstatten die meisten Arbeitgeber nicht. Einige hingegen zahlen den täglichen Weg zur Arbeit ganz oder teilweise. Bietet das der Arbeitgeber an, ist das eine Leistung, die der Arbeitnehmer auf jeden Fall akzeptieren sollte. Die Fahrtkosten auf dem Weg zur Arbeit lassen sich am besten über die sogenannte Kilometerpauschale berechnen. Diese beträgt pro Kilometer 30 Cent für ein PKW und 20 Cent für ein Motorrad oder einen Motorroller. Nun rechnet der Arbeitnehmer die täglich gefahrenen Kilometer aus und multipliziert sie mit der Anzahl der Tage. Dieses Ergebnis wird dann mit der Kilometerpauschale multipliziert. Fahrten zur Arbeitsstätte werden übrigens mit 15 Prozent versteuert. Hier liegt die Grenze bei 4500 Euro im Jahr.

Die Fahrtkostenerstattung bei Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel

Der Arbeitgeber kann die Kosten der Fahrkarten für Bahn- und Busfahrten voll oder teilweise übernehmen. Diese werden dann mit dem Gehalt ausbezahlt. Auch hierfür müssen nur 15 Prozent Lohnsteuer gezahlt werden. Sozialversicherungsbeiträge fallen dafür gar nicht an. Dies ist allerdings nicht unbegrenzt möglich. Die Grenze liegt hier ebenfalls bei 4500 Euro. Diese Reisekosten gelten für den Arbeitgeber dann als Betriebsausgaben.

Der Arbeitgeber muss den Aufwand durch das Einreichen von Fahrkarten nachweisen. Auch hier gilt, dass auf Dienstreisen keine Steuern gezahlt werden müssen. Noch einfacher ist es, wenn der Arbeitgeber seinem Mitarbeiter ein Ticket aushändigt. Vor allem größere Firmen bieten Ihren Mitarbeitern oft ein Jobticket an, eine andere Option wäre die Bahncard.

Die Fahrtkosten von der Steuer absetzen

Die normalen Fahrtkosten zur ersten Arbeitsstätte zahlen Arbeitgeber häufig nicht. In diesem Fall gibt der Arbeitnehmer diese bei der jährlichen Steuererklärung an. Dabei muss er bestimmte Fristen einhalten. Versäumt er diese, kann es sein, dass er keine Rückerstattung bekommt.

Diese Fristen hängen davon ab, ob er die Steuererklärung freiwillig abgibt oder sie abgeben muss.
Wer mehrere Tätigkeiten nachgeht, zusätzlich noch freiberuflich tätig oder geschieden ist, muss die Einkommenssteuererklärung abgeben. Die Frist ist dabei sehr kurz. Sie beträgt sieben Monate nach Ablauf des Kalenderjahres. Der Stichtag ist also der 31. Juli. Ist der Arbeitnehmer nicht zur Abgabe verpflichtet, hat er vier Jahre Zeit.

Die Fahrtkosten sind in der Anlage N in den Zeilen 31 bis 39 einzutragen. Im Prinzip erfolgt die Berechnung wie bei der Erstattung. Pro Kilometer gibt es 30 Cent. Dieser Betrag ist mit der Anzahl der gefahrenen Kilometer und der Tage zu multiplizieren. Auch hier gilt die Grenze von 4500 Euro.
Anders als bei der Auszahlung durch den Arbeitgeber wird dieser Betrag nicht direkt auf das Konto des Arbeitnehmers überwiesen. Es verringert sich lediglich die Steuerschuld um diesen Betrag. Der tatsächliche Auszahlungsbetrag beträgt dann nur den verrechneten Teil der Summe.

Fahrtkosten als Lohnersatzleistung

Die Kosten für den Weg von zu Hause zur ersten Arbeitsstelle können zwar vom Arbeitgeber übernommen werden, eine Verpflichtung gibt es nicht. Bei Lohnverhandlungen ist es eine interessante Option, den Arbeitgeber um eine Beteiligung an den Fahrtkosten zu bitten. Der Arbeitnehmer hat sofort mehr Geld auf seinem Konto und der Arbeitgeber muss auf die Kosten keine Sozialabgaben zahlen. / Fotoquelle: © Africa Studio – Shutterstock.com

Autor: Marlen Schurr

Eine Autorin der ersten Stunde und Frauchen von Emma. Marlen hat Betriebswirtschaft studiert und danach lange bei einer großen Bank gearbeitet. Finanzen und Wirtschaftsthemen sind ihr Steckenpferd, auch bei der Altersvorsorge weiß sie, wovon sie schreibt. Während ihrer Elternzeit hat sie zum Glück immer wieder Zeit gefunden, sich durch Seminare und Vorträge auf dem Laufenden zu halten und arbeitet inzwischen wieder stundenweise in ihrem alten Job, getreu dem Motto „einmal Banker, immer Banker“. Wir freuen uns, dass sie auch den Weg zu uns zurückgefunden hat und wieder da ist!