Die jährliche Nebenkostenabrechnung sorgt immer wieder für Ärger und Probleme zwischen Mieter und Vermieter. Oft ist sie fehlerhaft oder enthält Posten, die der Vermieter selbst übernehmen muss. Doch welche Kosten können überhaupt auf die Nebenkostenabrechnung umgelegt werden?
Betriebskosten vertraglich festlegen
Bei der Unterzeichnung des Mietvertrages gibt es einen eigenen Teil, der sich mit den Nebenkosten befasst. Nur wenn diese dort erwähnt werden, muss sie der Vermieter bezahlen. Es ist nicht notwendig, sämtliche Kosten einzeln aufzuzählen. Es reicht aus, allgemein von Betriebskosten zu sprechen, wenn damit die üblichen Kosten wie Müllabfuhr, Heizung, Wasser oder Grundsteuer gemeint sind. Das hat den Vorteil, dass kein neuer Mietvertrag aufgesetzt werden muss, wenn weitere Betriebskosten hinzukommen. Zahlungen, die nicht üblich aber gerechtfertigt sind, finden sich im Mietvertrag unter ’sonstige Betriebskosten‘.
Folgende Kosten können auf den Mieter umgelegt werden
Die folgende Auflistung enthält die wichtigsten Kosten, wobei die einzelnen Punkte nicht für jeden Mieter zutreffen müssen:
- Aufzug
- Beleuchtungskosten
- Fernsehanschluss
- Gartenpflege
- Gebäudereinigung
- Gebühr für das Abwasser
- Grundsteuer
- Haftpflichtversicherung
- Heizung
- Kosten für den Hausmeister
- Müllabfuhr
- Schornsteinfeger
- Straßenreinigung
- Ungezieferbeseitigung
- Warmwasser
- Waschraum
Die Berechnung der Nebenkosten
Um die Nebenkosten bei mehreren Mietern zu berechnen, nutzen Vermieter einen Verteilerschlüssel oder einen Umlageschlüssel. Es gibt insgesamt vier Möglichkeiten, um die Nebenkosten auf die Mieter aufzuteilen. Die Verteilerschlüssel können auch kombiniert werden.
Umverteilung nach Verbrauch
Diese Verteilung ist bei Betriebskosten möglich, die sich leicht messen lassen, zum Beispiel bei Heizung oder Warmwasser. Der Vermieter muss 50 bis 60 Prozent der warmen Betriebskosten nach dieser Methode berechnen. Die Nebenkostenabrechnung enthält dabei den Einzelverbrauch, den Gesamtverbrauch und die entstandenen Kosten. Kalte Betriebskosten lassen sich ebenfalls nach diesem Verteilerschlüssel berechnen, wenn der Mieter einen eigenen Wasserzähler hat.
Umverteilung nach Wohnfläche
Das ist der typische Umverteilungsschlüssel für kalte Nebenkosten (zum Beispiel Grundsteuer, Kaltwasser, Abwasserentsorgung). Dabei nimmt der Mieter die Gesamtfläche des Hauses und verteilt die Nebenkosten je nach der bewohnten Quadratmeterzahl. Steht eine Wohnung leer, darf diese nicht herausgerechnet werden, da dies eine nicht zulässige Erhöhung der Nebenkosten bedeuten würde. Die Kosten für die leerstehende Wohnung trägt der Vermieter.
Umverteilung nach Anzahl der Personen
Anstatt der Wohnfläche des Hauses ermittelt der Vermieter die Gesamtanzahl der Personen in seinen Wohnungen und die genaue Anzahl der Menschen, die in den Einheiten leben. Das kann ein wenig aufwändig sein, da sich die Anzahl ändern kann. Einfach die gemeldeten Personen zu berücksichtigen reicht nicht aus (BGH, Az.: VIII ZR 82/07). Das ist mit einem höheren Verwaltungsaufwand verbunden. Steht eine Wohnung leer, weist die Hausverwaltung dieser eine fiktive Anzahl von Bewohnern zu, ansonsten entsteht eine nicht gerechtfertigte Erhöhung der Nebenkosten.
Umverteilung nach Wohneinheiten
Hier werden einfach die Gesamtkosten durch die Anzahl der Wohneinheiten geteilt. Allerdings ist diese Umlage sehr ungerecht, wenn eine Wohneinheit deutlich mehr verbraucht als eine andere.
Das muss eine Nebenkostenabrechnung enthalten
Folgende Angaben gehören in die Nebenkostenabrechnung:
- Der Abrechnungszeitraum
- Aufstellung der Gesamtkosten
- Der benutzte Verteilerschlüssel
- Die Nebenkosten für den Mieter
- Eventuell ein Abzug bereits geleisteter Vorauszahlungen
Der Vermieter muss die Nebenkostenabrechnung so gestalten, dass sie auch von juristischen und betriebswirtschaftlichen Laien verstanden wird. Nach dem Ende des Abrechnungszeitraumes erstellt der Vermieter die Nebenkostenabrechnung innerhalb eines Jahres. Bei einem Mieterwechsel stellen die Wohnungseigentümer außerplanmäßig eine Nebenkostenabrechnung auf.
Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung einlegen
Findet der Vermieter Unstimmigkeiten in der Abrechnung, kann er dagegen Widerspruch einlegen. Die Frist für den Einspruch beträgt zwölf Monate, doch sollte dies so schnell wie möglich geschehen. Er muss schriftlich verfasst sein und dem Vermieter mit eingeschriebenen Brief und Rückschein zugehen. Vor dem Widerspruch sollten sich die Mieter jedoch an einen Anwalt oder dem Mieterverein wenden und die Abrechnung prüfen lassen. Der Widerspruch ändert nichts an dem Zahlungsziel. Der Mieter sollte also zunächst zahlen. Bei einer begründeten Beanstandung bekommt er das Geld zurück.
Nebenkostenabrechnung genau prüfen
Die Nebenkostenabrechnung ist als ‚zweite Miete‘ eine große Belastung für den Mieter. Da viele Abrechnungen fehlerhaft sind, lohnt es sich, die einzelnen Punkte genau zu prüfen und gegebenenfalls den Vermieter auf die falsche Berechnung aufmerksam zu machen, damit für alle Mieter eine korrigierte Nebenkostenabrechnung ausgestellt werden kann. / Fotoquelle: © Drazen Zigic – Shutterstock.com
