Welche Aufbewahrungsfristen gelten für Privatpersonen?

- 16.08.2018 von Kim Teschner -

Aufbewahrungsfrist und EinkommensnachweisJeder Verbraucher kennt wahrscheinlich das Problem, dass sich zuhause die Papiere stapeln. Der Schreibtisch oder das Fach im Bücherschrank quellen mit alten, längst bezahlten Rechnungen, Quittungen und Kontoauszügen über. Das Durcheinander nervt und so manch einer stellt sich die Frage, welche Unterlagen man eigentlich wie lange aufheben muss.

Welche gesetzlichen Vorschriften gibt es?

Für Privatpersonen, die weniger als 500.000 Euro im Jahr verdienen, sind die Bestimmungen relativ locker gehalten. Lediglich Handwerkerrechnungen unterliegen einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht von 2 Jahren. Davon sind alle steuerpflichtigen Leistungen im Haus und auf dem Grundstück betroffen. Diese Aufbewahrungspflicht gilt für den Auftraggeber der handwerklichen Dienstleistung, gleich ob es sich um den Mieter oder den Eigentümer der Immobilie handelt. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist dient der Bekämpfung von Schwarzarbeit. Der Auftraggeber muss im Fall der Fälle nachweisen können, dass er den Handwerker oder Dienstleister ordnungsgemäß bestellt und bezahlt hat.

Welche Aufbewahrungsfristen werden für andere Unterlagen empfohlen?

Aufbewahrungsfrist 2 Jahre
Diese Frist genügt in der Regel für Kaufbelege und Quittungen, weil der gesetzliche Gewährleistungsanspruch bei den meisten Produkten ebenfalls 2 Jahre beträgt. Gegebenenfalls sollten Kaufbelege länger aufbewahrt werden, wenn manche Hersteller eine längere Gewährleistungsfrist als 2 Jahre anbieten.

Aufbewahrungsfrist 3 Jahre
Nach dem Wohnungswechsel sollte der alte Mietvertrag, das Übergabeprotokoll und die Kautionsquittung der alten Wohnung weitere 3 Jahre aufbewahrt werden.

Aufbewahrungsfrist 4 Jahre
Eine Frist von 4 Jahren wird für alle Bankunterlagen wie Kontoauszüge oder Überweisungen empfohlen. Beim Onlinebanking werden die Dokumente inzwischen unbefristet archiviert.

Aufbewahrungsfrist 6 Jahre
Für alle Steuerpflichtigen, die mehr als 500.000 Euro im Jahr verdienen, ist eine Frist von 6 Jahren für die Aufbewahrung von Steuerunterlagen wie zum Beispiel Einkommensteuerbescheide zwingend vorgeschrieben. Für Normalverdiener gilt diese Pflicht nicht, es wird aber empfohlen, diese Frist ebenfalls einzuhalten.

Aufbewahrungsfrist 30 Jahre
Von einer 30-Jahre-Frist sind unter anderem Gerichtsurteile, gerichtliche Mahnbescheide und Unterlagen zu Pfändungen, Privatinsolvenz oder Krediten betroffen.

Aufbewahrungsfrist bis zum Beginn der Rente
Zu dieser Aufbewahrungsfrist gehören ganz besonders die Meldungen zur Sozialversicherung, die dafür benutzt werden können, den Versicherungsverlauf zu dokumentieren, aber auch Arbeitsverträge, Kündigungen und die Einkommensnachweise (Lohn-, Gehaltsabrechnungen). Ehemalige DDR-Bürger sollten ihre Ausweise für Arbeit und Sozialversicherung (grüner SV-Ausweis) ebenfalls so lange aufheben.

Aufbewahrungsfrist lebenslang
Eine lebenslange Aufbewahrungsfrist betrifft vor allem wichtige persönliche Dokumente wie Geburts- und Heiratsurkunden, Urkunden zur Eheschließung und Scheidung, Sterbeurkunden von Eltern, Kindern oder Geschwistern, Abschlusszeugnisse von Schulen, akademischen Einrichtungen, Eigentumsnachweis über Immobilien und auch ärztliche Gutachten oder Atteste.

Aufbewahrungsfrist unbestimmt
Diese Frist betrifft insbesondere Versicherungspolicen, Verträge oder Sparpläne. Dokumente dieser Art sollten solange aufbewahrt werden, wie der Versicherungsvertrag läuft. Wurde die Police gekündigt oder ausgezahlt, erübrigt sich eine weitere Aufbewahrung der Unterlagen.

Müssen Verbraucher mit Konsequenzen rechnen, wenn Unterlagen nicht aufbewahrt wurden?

Es kann zu erheblichen finanziellen Einbußen führen, wenn beispielsweise der Versicherungsverlauf bei Beginn der Rente noch Lücken aufweist. Diese Lücken lassen sich oft schwer oder gar nicht mehr schließen, wenn das Unternehmen, in dem der Arbeitnehmer seinerzeit arbeitete, inzwischen gar nicht mehr existiert.

Das Finanzamt kann Steuern bis zu 10 Jahre lang nachfordern. Zur Festlegung der Steuern werden die Einkommensnachweise benötigt und auch hier ist es besser, man hat die Unterlagen vorliegen und muss nicht erst dahinter herlaufen. Wer bereits verheiratet war und erneut heiraten möchte, benötigt dafür die Eheurkunden und Scheidungsurteile aller vorhergehenden Ehen.

Was sollte bei der Aufbewahrung beachtet werden?

Die meisten Unterlagen müssen nicht in Papierform aufbewahrt werden. Sie können eingescannt und auf elektronischen Datenträgern (CD, USB Stick, Speicherkarte) gespeichert werden. Das elektronische Speichermedium sollte an einem sicheren Ort, getrennt von den Originaldokumenten, aufbewahrt werden. Das verringert die Gefahr, dass die Originale durch ein Feuer, einen Einbruch oder einen Wasserschaden verloren gehen.

Experten raten sogar, von besonders wichtigen Dokumenten oder Kaufbelegen Kopien anzufertigen. Diese Kopien sollten mit einem Laserdrucker angefertigt werden. Ausdrucke von Laserdruckern können archiviert werden. Das bedeutet, sie können länger als 10 Jahre aufbewahrt werden, ohne sich zu verändern. Ausdrucke von Tintenstrahldruckern haben dagegen den großen Nachteil, dass sie im Laufe der Zeit verblassen, weil die Tinte mit dem Sauerstoff der Luft reagiert. Um solche Dokumente dauerhaft lesbar aufzubewahren, müssen sie laminiert werden. / Fotoquelle: fotolia.de / © Gina Sanders

Autor: Kim Teschner

Kim ist bereits seit 2012 bei uns. Damals hat sie hauptberuflich bei einem Steuerberater gearbeitet und wollte ihr Wissen gerne einem breiten Publikum zur Verfügung stellen. Nach Mutterschutz und Elternzeit ist sie nun endlich wieder da und unterstützt uns in den Bereichen Finanzen, Gehalt und Steuern.