Reisekostenrechner

Sie sind beruflich viel unterwegs, möchten die Kosten für die Reise einfach und komfortabel abrechnen und sich von Ihrem Arbeitgeber erstatten lassen? Unser Online Formular Reisekostenrechner erleichtert Ihnen das Zusammenrechnen von Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungskosten, Fahrtkosten und sonstigen Reisenebenkosten unter Berücksichtigung der Reisekostenpauschalen im In- und Ausland.

Geben Sie bitte den Ort und die Zeit des Beginns Ihrer Reise, das Ende (Ort und Zeit) sowie die Etappen (mit Ort und Ankuftszeit) Ihrer Geschäftsreise an.

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Tragen Sie hier alle Kosten für Übernachtungen ein, die Ihr Arbeitgeber nicht bezahlt hat, d.h. die Sie ausgelegt haben.

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Tragen Sie hier (pro Land) alle Mahlzeiten ein, die Sie unentgeltlich erhalten haben oder die in den Übernachtungskosten enthalten sind. weitere Infos >>

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Was zählt zu den Reisekosten?

Sobald Sie sich auf eine Dienstreise begeben, entweder für Ihre eigene Firma oder die Ihres Arbeitgebers, fallen Reisekosten an, die entweder komplett oder teilweise erstattet werden. Hierunter fallen:

  • der Verpflegungsmehraufwand
  • die Übernachtungskosten
  • die Fahrtkosten
  • die Reisenebenkosten

Je nach Vereinbarung kann die Spesenabrechnung entweder durch den Arbeitgeber erstattet oder in der Steuererklärung angegeben werden. So oder so ist eine ordnungsgemäße Aufstellung notwendig. Bei Angestellten können die Kosten als Werbungskosten und bei Selbstständigen als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Wichtig für die Erstattung ist, dass sämtliche Belege und Quittungen vorliegen und vor allem ordnungsgemäß ausgefüllt sind.

Reisedaten

Wann und wo waren Sie unterwegs und vor allem, wie lange hat die Geschäftsreise gedauert? Die Angabe des Abfahrts- und des Ankunftsortes muss ebenso angegeben werden wie sämtliche Zwischenstationen oder Etappen. Auch der Zeitpunkt, an dem Sie abgefahren oder angekommen sind, ist festzuhalten. Denn hiernach berechnet sich der Verpflegungsmehraufwand.

Verpflegungsmehraufwand

Hierunter versteht man die anteilige Kostenbeteiligung, die für die Verpflegung bei einer Dienstreise erstattet wird. Voraussetzung ist, dass diese Reise mindestens eine Dauer von 8 Stunden in Anspruch nimmt. Der Verpflegungsmehraufwand unterscheidet zwischen unterschiedlichen Pauschalbeträgen, die im In- und Ausland voneinander abweichen. Als Tagessätze für Deutschland gelten:

  • 12 Euro – Abwesenheit von mindestens 8 Stunden an einem Kalendertag ohne Übernachtung
  • 12 Euro – Anreisetag bei mehrtägiger Reise, Mindestabwesenheitszeit ist an diesem Tag nicht erforderlich
  • 12 Euro – Abreisetag bei mehrtägiger Reise, Mindestabwesenheitszeit ist an diesem Tag nicht erforderlich
  • 24 Euro – Kalendertag mit Mindestabwesenheitszeit von 24 Stunden

Achtung! Der Verpflegungsmehraufwand ist für eine Auswärtstätigkeit über einen Zeitraum von 3 Monaten begrenzt, egal, ob Sie sich während dieser Zeit an dem selben oder an verschiedenen Einsatzorten aufhalten. Erst nach einer Unterbrechung von mindestens 4 Wochen ist das Absetzen einer neuen Langzeit-Dienstreise über einen Zeitraum von 3 Monaten möglich.

Sollte in den Übernachtungskosten des Hotels oder der Pension die Kosten für das Frühstück enthalten sein („Übernachtung inkl. Frühstück 87 Euro“), so sind diese bei der Reisekostenberechnung abzuziehen. Für Frühstück, Mittag- und Abendessen gelten für einen Aufenthalt in Deutschland folgende Sätze, die für die Mahlzeiten abgezogen werden müssen:

  • Frühstück: 20% des Tageshöchstsatzes von 24 Euro = 4,80 Euro
  • Mittagessen: 40% des Tageshöchstsatzes von 24 Euro = 9,60 Euro
  • Abendessen: 40% des Tageshöchstsatzes von 24 Euro = 9,60 Euro

Bei Auslandsreisen gelten andere Pauschalbeträge für Übernachtungen und Verpflegungsmehraufwendungen. Das Bundesfinanzministerium stellt hierfür eine Tabelle mit einer Übersicht der aktuellen Pauschalen für Auslandsreisen zum Download zur Verfügung.

Achtung! Auch Snacks gelten als Mahlzeit, wenn diese als Mahlzeitersatz angeboten werden! Besuchen Sie während einer Geschäftsreise eine Konferenz, eine Tagung oder Ähnliches und wird dort zum Frühstück, zur Mittags- oder Abendzeit ein kleiner Imbiss in Form von belegten Brötchen oder Ähnlichem gereicht, so sind hierfür 4,80 Euro oder 9,60 Euro beim Verpflegungsmehraufwand abzuziehen.

Übernachtungskosten

Übernachtungskosten können von dem Arbeitgeber mit einem Pauschalbetrag von 20 Euro angesetzt werden. Dieses ist zum Teil üblich, wenn die Übernachtung zwar auswärts aber bei Bekannten des Arbeitsnehmers stattfand oder diese Regelung betriebsintern vereinbart wurde. Grundsätzlich kann man sagen, dass die Übernachtungskosten in voller Höhe erstattet werden, wenn der entsprechende Beleg vorliegt. Sollten in dem Hotel oder in der Pension gleichzeitig Kosten für ein Abendessen oder Ähnliches entstanden sein, so müssen diese gesondert in Rechnung gestellt werden, da hierfür ein anderer Steuersatz gilt. Auch Kosten für die Nutzung der Minibar, private Telefonate, Pay-TV oder eventuelle Parkplatzgebühren gehören nicht zu den Übernachtungskosten.

Fahrtkosten

Fahrtkosten werden entweder in voller Höhe (z.B. bei einer Fahrt mit der Bahn) oder als Pauschale erstattet, wenn die Dienstfahrt mit dem privaten PKW absolviert wird. Hier wird eine Kilometerpauschale von 0,30 Euro veranschlagt. Tankquittungen werden nicht berücksichtigt, es zählt die gefahrene Strecke.

Reisenebenkosten

Als Reisenebenkosten bezeichnet man alle weiteren Kosten, die während einer Geschäftsreise entstehen, wie z.B. die Fahrt mit dem Taxi oder öffentlichen Verkehrsmitteln, die Nutzung eines Mietwagens, Parkgebühren, Maut, Fährkosten, Aufbewahrung oder Beförderung von Gepäckstücken, Eintrittsgelder, Trinkgelder, usw.

Abrechnung Reisekosten

Bei allem, was zu den Reisekosten zählt, sehen Sie sehr schnell: Es lohnt sich! Bewahren Sie alle Belege und Quittungen gewissenhaft auf und nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, die Daten in den Reisekostenrechner einzugeben. Für eine Woche Dienstreise mit allem drum und dran können hier schnell ein paar hundert Euro an Kostenerstattungen zusammenkommen.



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